Animer une réunion en présence ET à distance

En quelques mots :
Nous sommes nombreux à vivre ("endurer") des réunions sans amont ni aval ! Pourtant, nous sommes bien conscients qu'il serait plus opportun de mettre réellement à profit le temps (court) en “présence” dont nous disposons une fois en réunion.

Il existe maintenant, grâce au web, des moyens pratiques pour :
  • permettre aux participants d'interagir avant la réunion sur l'ordre du jour, sur les documents nécessaires... et entre ainsi directement dans le vif du sujet une fois en réunion
  • permettre aux participants d'être actifs durant la réunion par une prise de note collective et éviter la frustration du “secrétaire”
  • permettre aux absents de suivre et d'interagir à distance (il est fréquent qu'on ne puisse venir à une réunion faute des temps de déplacement mais pourtant disponible derrière notre ordinateur)
  • permettre aux participants et aux "absents" de réagir sur le compte-rendu en aval de la réunion (sur un espace de travail partagé)
Public visé : - Animateur - Chargé de mission - Chargé de relations publiques
Pré-requis nécessaires :
  • Navigation Internet
  • Pratique des réseaux : être en situation d'animation sur un projet
Durée de la formation : une demi- journ
Objectifs de la formation : A l'issue de ce module, le public est capable de :
  • d'animer une réunion grâce aux outils de notes partagées
  • de permettre aux absents de suivre la réunion à distance et d'y réagir via le web
  • de lever la frustration du "secrétaire" en collectivisant ce rôle
  • de maîtriser des outils de co-écriture et de les utiliser à d'autres fins dans son asbl
  • d'identifier les compétences d'un animateur de réseau et/ou de projets coopératifs
Programme de la formation : Après avoir balayé les avantages et inconvénients des réunions "classiques", nous travaillerons à l'élaboration d'une fiche-portrait d'une réunion qui permettrait de lever la frustration du "secrétaire désigné" et permettrait aux "absents" d'être quand même un peu là via le web.
Nous réaliserons ce travail en mettant directement en pratique les outils et méthodes proposées.
Des ateliers pratiques permettront à chacun
- de devenir autonome par rapport aux outils
- d'être capable de chercher par lui même sur le web d'autres outils "proches" qui lui conviendraient mieux
Nous débattrons aussi des notions et enjeux que soulèvent ce type de réunion plus "collective" (notamment les questions de "pouvoir")
Type de formation : courte
Publier ? : Oui