Une gare centrale : quels contenus ?
En fonction de la manière dont elle est conçue, et selon la nature du collectif, la gare centrale peut être à la fois :
- Un outil de gestion de projet qui rend visible les actions menées par chacun
- Un moyen de favoriser l'implication de nouveaux membres car il permet de comprendre le fonctionnement et les modalités de contribution au projet commun
- Un gage de transparence de la gouvernance lorsque l'on y partage les règles et relevé de décision
- Un aide mémoire qui joue un rôle d'aiguillage vers toutes les ressources utiles au quotidien. La gare centrale ne contient pas toute l'info; elle indique le chemin pour trouver l'info utile.
- Un tableau de bord : qui spécifie la liste des outils utilisés par le collectif ainsi que leurs usages
- Un régulateur d'infobésité qui limite le flux d'information nécessaire et capitalise un grand nombre de ressources au même endroit,
Que trouve t-on dans une gare centrale ?
Pour rendre concret l'intérêt d'une gare centrale, voici quelques exemples d'éléments que nous pouvons y trouver.Pour favoriser une gouvernance collective
- Les éléments de définition du collectif et dans lesquels s'inscrit l'action (valeurs, finalité, objet, raison d'être, projet associatif...)
- Les règles de prise de décision afin de permettre à chacun de contribuer selon les modalités définies collectivement
- Les modalités de gouvernance et les rôles de chacun qui rend lisible les différents organes qui rythment la vie du collectif et leurs fonctions (groupes de travail, conseil d?administration, comité de pilotage, etc.)
- L'agenda qui met en avant les prochains temps de rencontre et permet à chacun de savoir quand rencontrer le collectif (réunions formelles, événements,...)
- L'annuaire ou la cartographie des contributeurs afin de visualiser qui compose le collectif et de prendre contact avec chacun. Rendre visible le groupe au groupe, et rendre visible le fait qu'il y a un collectif.
Pour conserver la mémoire
- L'historique du collectif afin de pouvoir s'imprégner de sa culture et des grandes étapes de son développement afin d'ancrer le projet. (Cela évite de devoir refaire l'historique du projet à chaque fois qu'une nouvelle personne rentre).
- Les différents comptes-rendus, en guise de restitution des actions de chacun et en tant que mémoire vivante de l'action. Pouvoir célébrer l'avancée du chemin déjà parcouru.
- Les relevés de décision qui évitent de se reposer plusieurs fois les même questions et de rendre effectifs les choix effectués.
Pour agir collectivement
- La liste des différents outils utilisés par le collectif, leurs règles d'usage utilisés par le collectif, explication de leur fonctionnement, pour quoi on utilise tel outil ou tel outil.... Il peut s'agir des outils numériques ou physiques (forums, listes de discussion, mur des projets, affichage de l'agenda, espace de stockage de documents, etc...) et ce peut-être complété par des liens vers des tutoriels.
- Les modalité d'implication dans les actions qui permettent à chacun de savoir comment contribuer sur tout ou partie du projet porté par le collectif (référents, fréquence de réunion, prochaine rencontre, modalités de contribution,etc.).
- La liste des actions menées en cours ou passées afin de rendre visible ce qui se fait et ce qui s'est fait par le passé afin d'agir en ayant une vision d'ensemble.
- Les ressources partagées par le collectif (bases de données (photos, coordonnées, PV...), fiches méthodologiques, rapports d'activités,...)
Tout cet ensemble n'est pas nécessairement intégré DANS la gare centrale, mais on trouve au moins le LIEN VERS vers ces informations, qui peuvent utiliser des outils externes.
La gare centrale est le guichet unique qui nous permettra de retrouver une ressource