On a tous déjà créé au moins une fois une to-do list pour s’organiser. Que ce soit pour faire une liste de tâches au travail ou pour partir en vacances. Et pour cause, les to-do listes sont un excellent moyen de décharger notre esprit et ne rien oublier.
Seulement il arrive parfois que les tâches s’accumulent dans notre todo et que celle-ci devienne un véritable fourre-tout dans lequel on a du mal à se retrouver. On perd alors toute l’utilité de cet outil qui est censé nous permettre d’être plus organisé et serein. Cette liste devient alors une "liste de culpabilités"
La méthode GTD (Getting Things Done) est un système qui permet de trier notre to-do liste simplement et rapidement.
Il faut voir cette méthode un peu comme une sorte de machine dans laquelle on met en vrac toutes nos tâches, projets, idées, rappels… et qui une fois traités, ressortent rangés et triés.
La collecte
On récolte toutes les informations sur les choses que l’on a à l’esprit et qui sont à faire, quel que soit le domaine (vie privée ou vie professionnelle). On note également tous les projets en cours ou à venir. Il s’agit de mettre à plat toutes les affaires en suspens pour avoir une vision d’ensemble des choses et une réelle clarté d’esprit. Lors de cette collecte :
- Il n’y a pas de mauvaises idées ;
- Il vaut toujours mieux en collecter trop que pas assez ;
- Suivez le flux de votre pensée dans le processus de collecte (cela donne de l’espace à votre créativité) ;
- Notez bien que les idées ne sont pas des engagements
L’analyse
On trie ensuite tous les éléments récoltés. Tous ces éléments récoltés sont organisés en fonction du temps qu’ils prennent, de l’énergie nécessaire pour les effectuer, du domaine dont ils relèvent, du lieu, des moyens techniques nécessaires à leur réalisation... C'est vous qui déterminez les catégories de tri.
- étiquettes de durée (<15min, <1h, >1h)
- étiquettes de lieu / contexte (à la maison / au bureau / quand je suis hors flux / avec mon équipe..)
- étiquettes de difficulté / énergie nécessaire (facile / moyen / compliqué)
La mise à jour
Un système n’est fiable que s’il est entretenu. On met donc l’ensemble à jour en révisant la liste des choses à faire régulièrement pour ajouter les nouveaux éléments que l’on a à l’esprit et supprimer les actions qui ont été accomplies. De même on peut archiver un projet, en mettre un autre de côté pour un moment, ou en démarrer un travail qui était jusqu’alors en incubation.
Boîte de réception
Pour rassembler toutes les idées, projets, préoccupations qui traînent, avant qu’ils soient analysés. Pendant la phase de collecte, on remplit cette boîte de réception.
Prochaines actions
Les prochaines actions peuvent varier en priorité, être déléguées, notées sur l’agenda. Elles sont activables rapidement. C'est ici que vous piocher vos "prochaines actions" une fois que la partie "agenda" (prioritaire) a été traitée.
Agenda
On y note les rendez-vous et les actions que l’on doit faire à des moments ou à des endroits précis. Les actions ultra prioritaires peuvent aussi y être inscrites et doivent être planifiées précisément. Il faut néanmoins réserver l’agenda aux actions prioritaires et aux rendez-vous pour être sûr de respecter ses engagements (envers les autres et soi-même).
Projets en cours
Tous vos projets actifs, pour lesquels vous avez un plan et une première action de démarrage. Un projet se compose en général de plusieurs tâches.
En attente de retour
Ce sont toutes les actions que vous avez déléguées pour pour lesquels vous attendez un retour
Références / un jour peut-être
Documents de référence, ressources, plans de projets en cours et des actions et projets que vous souhaitez explorer ou faire dans un futur plus ou moins proche mais qui ne sont actuellement pas activés.