Espace de formation

Des outils, des méthodes !

Maintenir la dynamique, en général, de la communication suffit mais quand il s'agit de produire...

Pas le choix, il faut s'équiper un minimum :
En outils et en méthodes.

Comment maintenir un niveau de connaissance le plus horizontal possible ?

en tant qu'animateur

• je veille sur les groupes qui travaillent ou échangent et je renvoie vers tous leurs productions
• je partage les infos régulièrement sur les outils de comm' du collectif
• je renvoie toujours vers la gare centrale
• j'anime et modère l'outil de comm (pour éviter qu'il ne soit pollué et "fui")

Comment maintenir le pilotage des tâches ouvertes ?

en tant qu'animateur

• je veille à rendre visible les tâches ouvertes
  • trello (efficace mais demande adhésion de trello pas "tous")
  • simple liste dans un pad ou wiki (plus simple)
  • je maintiens à jour le tableau des tâches
• je retourne vers les porteurs de temps en temps
  • tenir à jour les moyens de comm préférés des porteurs

Comment maintenir la capacité de travailler / co produire ?

en tant qu'animateur

• j'organise des espaces de travail simple (via gare centrale)
• je crée tuto pour expliquer fonctionnement ou création
• je veille à ce que les groupes ne soient pas trop grands
  • L' organisation en sous-groupes est vitale, pour pouvoir avancer. Pour rappel, un sous-groupe peut être constitué de 1 personne !
• je veille à ce que on puisse travailler en synchrone ou asynchrone selon les envies des gens
• je mets en place les outils nécessaires
  • pour travail synchrone aussi
    • vidéo / audio conf
• pour l'asynchrone
  • pad, tableau blanc, tableau de post-it...

Comment maintenir la convivialité, créer l'envie de se revoir vite, en présence ?

en tant qu'animateur

• j'informe le groupe, je crée l'ambiance via un message régulier type "newsletter" contenant par exemple
  • ce qui s'est passé
  • ce qui va se passer
  • mise en avant d'un membre ou d'une ressource ou ...
• je donne la date de rencontre à venir
  • je peux installé un décompte, y compris dans le mail : https://countingdownto.com/email-countdowns/new
  • j'installe la possibilité de se projeter dans la rencontre à venir
  • un OJ ouvert
  • un appel à "co animation"
• j'organise en virtuel un espace machine à café
  • soit en visuel, tout petit moment récurrent et synchrone par vidéoconf : juste pour se dire bonjour et garder un contact "visuel"
  • soit en écrit / framateam et autres : tout et rien mais qui fait qu'on est bien "un groupe"

Comment maintenir une vision collective ?

en tant qu'animateur

• j'installe une ligne du temps : pour les nouveaux et aussi les anciens
• j'installe un doc "lisez-moi d'abord !" : le doc d'accueil / ça marche comment ici

Comment animer une rencontre à distance ?

• tenir compte de la taille du groupe
  • plus encore qu'en présence >10 très très chaud sauf si juste de la comm verticaleet du recueil d'avis "structuré"
  • sinon, il faut faire des sous groupes : idéal vers 4-5
• mettre en place les outils
  • vidéoconf : VideoConf
  • espace de partage / construction => le pad est un incontournable
  • espace de chat / soit via l'espace de videoconférence, soit framateam ou autre
• quelle durée pour la réunion à distance ?
  • par tranche d'une h max pouvant être entrecoupées de travail en solo et de temps plus collectif
• Penser aux prérequis techniques
  • tester avec les gens AVANT par deux
  • faire des tuto
  • bien choisir son outil et accepter les limites
  • ne pas se laisser dicter l'outil par le geek du groupe
  • prévoir un plan bis audio si ça foire vraiment
• quelle animation mettre en place ?
  • installer un brise glace virtuel
    • on en a testé
    • tableau blanc à colorier avec humeur du jour
    • chiffres et les lettres
    • météo "classique" / objet du jour ou ...
    • il en existe d'autres
• piloter et partager la parole
  • prévoir uen grande attention de l'animateur
  • bien poser un cadre (couper micro et autre)
  • demander la parole => convenir de gestes
  • préciser la douceur des paroles (on est plus sec à distance)
• prévoir la prise de notes collectives
  • prévoir un pad ou équivalent
  • le structurer et voir si on peut s'attribuer des rôles : registre décision, agenda et tâches en haut du pad et on laisse le vrac en dessous
• prévoir indulgence et humour => ça aide
• travailler (ou ne pas négliger) les rituels
  • ce que ça nous a fait ou pas, ce travail à distance ?
    • en fin de partie pour monter en conscience et améliorer nos pratiques
    • pour aider à leur diffusion "en dehors"
• prévoir les prochains petits pas
  • bien ficeler qui fait quoi
  • éventuellement fixer la prochaine rencontre
  • qui met au propre sur la gare centrale
  • qui diffuse le contenu de tout ça et vers qui
  • ...