Des outils, des méthodes !
Maintenir la dynamique, en général, de la communication suffit mais quand il s'agit de produire...
Pas le choix, il faut s'équiper un minimum :
En outils et en méthodes.
Comment maintenir un niveau de connaissance le plus horizontal possible ?
en tant qu'animateur
je veille sur les groupes qui travaillent ou échangent et je renvoie vers tous leurs productions
je partage les infos régulièrement sur les outils de comm' du collectif
je renvoie toujours vers la gare centrale
j'anime et modère l'outil de comm (pour éviter qu'il ne soit pollué et "fui")
Comment maintenir le pilotage des tâches ouvertes ?
en tant qu'animateur
je veille à rendre visible les tâches ouvertes
trello (efficace mais demande adhésion de trello pas "tous")
simple liste dans un pad ou wiki (plus simple)
je maintiens à jour le tableau des tâches
je retourne vers les porteurs de temps en temps
tenir à jour les moyens de comm préférés des porteurs
Comment maintenir la capacité de travailler / co produire ?
en tant qu'animateur
j'organise des espaces de travail simple (via gare centrale)
je crée tuto pour expliquer fonctionnement ou création
je veille à ce que les groupes ne soient pas trop grands
L' organisation en sous-groupes est vitale, pour pouvoir avancer. Pour rappel, un sous-groupe peut être constitué de 1 personne !
je veille à ce que on puisse travailler en synchrone ou asynchrone selon les envies des gens
je mets en place les outils nécessaires
pour travail synchrone aussi
vidéo / audio conf
pour l'asynchrone
pad, tableau blanc, tableau de post-it...
Comment maintenir la convivialité, créer l'envie de se revoir vite, en présence ?
en tant qu'animateur
j'informe le groupe, je crée l'ambiance via un message régulier type "newsletter" contenant par exemple
ce qui s'est passé
ce qui va se passer
mise en avant d'un membre ou d'une ressource ou ...
je donne la date de rencontre à venir
je peux installé un décompte, y compris dans le mail :
https://countingdownto.com/email-countdowns/new
j'installe la possibilité de se projeter dans la rencontre à venir
un OJ ouvert
un appel à "co animation"
j'organise en virtuel un espace machine à café
soit en visuel, tout petit moment récurrent et synchrone par vidéoconf : juste pour se dire bonjour et garder un contact "visuel"
soit en écrit / framateam et autres : tout et rien mais qui fait qu'on est bien "un groupe"
Comment maintenir une vision collective ?
en tant qu'animateur
j'installe une ligne du temps : pour les nouveaux et aussi les anciens
j'installe un doc "lisez-moi d'abord !" : le doc d'accueil / ça marche comment ici
Comment animer une rencontre à distance ?
tenir compte de la taille du groupe
plus encore qu'en présence >10 très très chaud sauf si juste de la comm verticaleet du recueil d'avis "structuré"
sinon, il faut faire des sous groupes : idéal vers 4-5
mettre en place les outils
vidéoconf :
VideoConf
espace de partage / construction => le pad est un incontournable
espace de chat / soit via l'espace de videoconférence, soit framateam ou autre
quelle durée pour la réunion à distance ?
par tranche d'une h max pouvant être entrecoupées de travail en solo et de temps plus collectif
Penser aux prérequis techniques
tester avec les gens AVANT par deux
faire des tuto
bien choisir son outil et accepter les limites
ne pas se laisser dicter l'outil par le geek du groupe
prévoir un plan bis audio si ça foire vraiment
quelle animation mettre en place ?
installer un brise glace virtuel
on en a testé
tableau blanc à colorier avec humeur du jour
chiffres et les lettres
météo "classique" / objet du jour ou ...
il en existe d'autres
piloter et partager la parole
prévoir uen grande attention de l'animateur
bien poser un cadre (couper micro et autre)
demander la parole => convenir de gestes
préciser la douceur des paroles (on est plus sec à distance)
prévoir la prise de notes collectives
prévoir un pad ou équivalent
le structurer et voir si on peut s'attribuer des rôles : registre décision, agenda et tâches en haut du pad et on laisse le vrac en dessous
prévoir indulgence et humour => ça aide
travailler (ou ne pas négliger) les rituels
ce que ça nous a fait ou pas, ce travail à distance ?
en fin de partie pour monter en conscience et améliorer nos pratiques
pour aider à leur diffusion "en dehors"
prévoir les prochains petits pas
bien ficeler qui fait quoi
éventuellement fixer la prochaine rencontre
qui met au propre sur la gare centrale
qui diffuse le contenu de tout ça et vers qui
...