Prioriser et partager les tâches
Quand le groupe a révélé les étapes à franchir pour réaliser le projet, arrive l'étape délicate du "par quoi on commence" puis du "qui fait quoi".
Prioriser
Le baromètre des tâches
Le baromètre des tâches
Voici une approche qui permet d'organiser de manière participative l'ordonnancement de tâches tout en prenant en compte leur priorité.
Plusieurs facteurs sont à prendre en compte dans une activité de planification :
L'atout du baromètre des tâches est son approche participative qui permet à tous les membres du groupe de se sentir impliqué dans l'organisation et la planification des activités.
Les tâches à ordonnancer sont issues d'un travail préliminaire.
Plusieurs facteurs sont à prendre en compte dans une activité de planification :
- Priorité d'une tâche par rapport aux autres
- Temps nécessaire à sa réalisation
- Main-d'œuvre nécessaire
- Dépendance des tâches entre elles
L'atout du baromètre des tâches est son approche participative qui permet à tous les membres du groupe de se sentir impliqué dans l'organisation et la planification des activités.
Les tâches à ordonnancer sont issues d'un travail préliminaire.
Marche à suivre
Si le groupe est trop important (plus de 8 participants), travaillez plutôt en petits groupes.- dessiner un diagramme sur une grande feuille de façon à ce qu'il soit visible de tous. (ou travaillez avec un tableau numérique : padlet)
- répartissez les tâches à ordonnancer de manière équitable parmi les participants
- si possible essayez de formuler les tâches en commençant par un verbe
- à tour de rôle, chaque participant lit à voix haute la tâche reçue et la positionne sur le diagramme.
- plus une tâche est considérée comme prioritaire, plus elle est placée à proximité du coin en haut à gauche
- le participant précise quelles sont les raisons de son choix.
- ceux qui ne sont pas d'accord font une proposition d'amélioration. S'il y a accord on déplace la tâche en conséquence, s'il y a toujours désaccord, l'animateur choisit lui-même l'emplacement sur base des échanges.
- après un certain temps le diagramme se complète et prend forme naturellement. L'ordonnancement devient évident.
- idéalement une fois le diagramme complété et validé, il est transcrit numériquement afin de pouvoir être partagé avec tous et mis à jour si nécessaire plus tard.
Outils numériques possibles
La matrice impact/effort pour choisir les tous premiers pas
La matrice impact / effort
Cette matrice permet de déterminer les premiers petits pas à effectuer ET qui auront le plus d'impact pour le projet.
Elle consiste à classer les actions à réaliser sur cette matrice en fonction de leur impact (pressenti) et de leur difficulté à mettre en oeuvre.
On visera évidemment à réaliser prioritairement les actions placées dans le quadrant (fort impact / facile à réaliser)
Elle consiste à classer les actions à réaliser sur cette matrice en fonction de leur impact (pressenti) et de leur difficulté à mettre en oeuvre.
On visera évidemment à réaliser prioritairement les actions placées dans le quadrant (fort impact / facile à réaliser)
Se répartir
Le tableau des compétences pour aider à partager
Rendre visible les compétences
Le tableau des compétences est un inventaire des compétences très rapide et facile à mettre en œuvre. Il donne l'opportunité à chacun d'exposé à l'ensemble du groupe ses compétences (dans le domaine requis par le projet). Cet outil donne très rapidement une vision d'ensemble synthétique. Utiliser en parallèle des tâches à réaliser ce tableau permet d'identifier les forces et les faiblesses du collectif.
En étapes
- Préparer à l'avance un tableau permettant de recueillir les compétences et les noms des participants.
- soit un tableau numérique / soit un tableau sur grande feuille de papier (l'idéal sera de le retranscrire en numérique ensuite)
- vous pouvez décider de préremplir une partie des compétences (supposées nécessaires pour le projet ou laisser le tableau vide)
- Inviter ensuite le collectif à remplir le tableau soit tous ensemble si numérique, soit à tour de rôle si sur papier
- attirer l'attention des participants sur l'importance de lire les compétences déjà présentes avant d'en ajouter
- il existe des variantes pour remplir l'intersection compétence/participant
- soit on place juste une X dans la cellule
- soit on utilise des couleurs pour indiquer le niveau de maîtrise de la compétence (ous on envie de l'acquérir)
- À la fin du travail collectif, faites un tour de parole, permettant à chacun de préciser au groupe les compétences qu'il a indiqué.
Un exemple numérique
Lien direct vers tableau : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rMWerRMDuzlMkx9nDxRhgs5M-OXaqx6V_XZ6RcXqxRc/edit?usp=sharingC'est qui qui... ?
Qui fait quoi ? se répartir les tâches
Cette méthode permet à chacun de se positionner dans le projet et de déposer ses "envies" en terme d'action.Marche à suivre
- affichez l'ensemble des tâches qui ont émergé ultérieurement.
- si nécessaire, lisez-les à voix haute pour clarifier
- invitez ensuite chacun à réfléchir sur ces 3 questions :
- Parmi ces tâches, laquelle me motive le plus ? Elle se trouve dans votre propre zone de confort et c'est une tâche que vous allez piloter. Ecrivez vos initiales en vert à coté de la tâche.
- Parmi ces tâches, laquelle me fait peur mais avec de l'aide me permettrait de beaucoup apprendre ? Elle se trouve dans votre zone d'inconfort et c'est une tâche pour laquelle quelqu'un va vous aider à apprendre. Ecrivez vos initiales en rouges à coté de la tâche.
- Parmi ces tâches, laquelle pourrais-je faire facilement faire mais que j'ai déjà tellement fait qu'elle m'ennuierait profondément. Ecrivez vos initiales en noir à coté de la tâche.
- L'idéal est que chacun choisisse au moins une tâche dans chaque catégorie.
- Il est important que personne ne se retrouve seul sur une tâche.
- Faites attention aussi à ce que personne ne prenne trop de tâches, c’est souvent "contre productif".
Si des tâches se retrouvent sans nom il y a plusieurs pistes
- C'est une tâche dans laquelle tout le monde doit être impliqué. Ecrivez «tous» en vert à coté de la tache.
- Il n'y a personne dans le groupe qui a les compétences requises pour accomplir cette tâche. Il faut trouver la personne qui a ces compétences et l'inviter dans l'équipe. Proposez au collectif de vous y aider en activant "leurs réseaux".
- C’est peut-être une tâche a enlever.
Une fois le travail de répartition réalisé, l'animateur peut envoyer "tout ce matériel" dans un outil ou une méthode de gestion de projet