A distance, en présence...
- Parcourez ces notes et voyez quelles réflexions-questions elles soulèvent chez vous.
- Vous reconnaissez-vous dans certaines parties ? Utilisez-vous ces méthodes ? Pratiquez-vous le travail à distance ? Se prêtent-ils à votre projet, votre collectif ?
- si vous ne l'utilisez pas, est-ce par manque d'outils, méthodes, peurs... ou parce que votre collectif n'en veut pas, n'en a pas l'utilité, ne sait pas que c'est possible ?
- L'absence de continuité à distance est-elle un frein à votre projet ?
Avant de débuter quelques définitions
Pour parler la même langue, voici quelques définitions (à discuter) qui me permettent de clarifier mon propos.- Groupe : on se connait un peu, ou presque pas, on a un centre d'intérêt commun sans nécessairement y consacrer du temps autre que "regarder - relayer"
- Collectif : on a un objet commun partagé dans lequel on s'investit mais on est pas pour autant prêt à vivre ensemble
- Communauté : on a un objet commun partagé dans lequel on s'investit et on est prêt à vivre partiellement ensemble autour de lui (éco lieu)
- travail synchrone : qui nécessite la présence des participants au même endroit (physique ou virtuel) au même moment
- travail asynchrone : qui laisse à chacun le soin de contribuer quand ça lui va mais au même endroit (physique ou virtuel)
De la distance dans mon projet collectif ? et si oui pour quoi faire ?
Peut-être parce que c'est utile ?
C'est vrai que les rencontres en présence c'est le top mais c'est aussi vrai qu'elles ont plutôt rares dans un collectif, en tout cas pas suffisantes que pour permettre d'aller aussi loin ou vite qu'on ne l'aimerait...Et puis parfois, faut bien reconnaître que nos rencontres, tant sur la forme, que sur l'horaire ou le lieu ne conviennent pas à tout le monde.
Vive la frustration des jeunes parents désireux d'en être mais "coincés" à la maison faute de babysitter.
Mais pourquoi donc faire aussi à distance ?
Parce que vraiment tout en présence, c'est dur !- rares, très rares sont les collectifs oùtout s'est passé en présence (mais si c'est possible alors faites-le !!!)
- rares, très rares sont les collectifs où les personnes ressources, intéressées, intéressantes sont toutes dispo en temps et en lieu"
- plus on est sur des sujets pointus, plus les intéressés sont dispatchés sur un large territoire
- plus on est sur des sujets sympas, plus il y a d'intéressés mais impossible à réunir en nombre au même lieu, même moment...
- rares, très rares sont les collectifs où les formats d'animation, les heures de rencontres, conviennent à tous
- vive la frustration des jeunes parents qui voulaient en être mais "coicnés" à la maison faute de babysiter
- vive la frustration de l'animateur qui se retrouve avec toujours les mêmes personnes aux réunions (celles pour lesquelles ce type de réunion et de lieu, moment convient ;-) parfois c'est donc juste pour les "retraités" ;-)
- vos réunions à vous, c'est quoi leur format "habituel" ?, c'est qui vos habitués ? ;-)
- parce que apporter de la distance : ouvre des "potentialités" (mais pas de garanties) (pensons à ce temps de confinement !)
Bon d'accord, on fait quoi en présence et quoi à distance
Précisons : quand tout se passe à distance : on ne parle pas vraiment de collectif mais plutôt de groupe. C'est souvent peu productif dans la durée car ça manque de convivialité !voici ce qui mérite d'être fait en présence
- les temps de convivialité : maximum en présence ! Peut-être est ce le rôle principal de nos rencontres en présence : se rebooster, refaire collectif, se dire qu'on est bien là, que c'est chouette ce qu'on fait...
- mais parfois on doit faire à distance : ex en temps covid :-) => et si on se faisait un "calinternet" : petit moment synchrone en auidi ou vidéo pour se remonter le moral quand un de nous a un coup de mou ;-)
- mais aussi quand on est avec des gens loins ! / ben faut innover et prendre du temps de convivialité à distance(et en rester à juste de la convivialité !)
- les temps de création / réflexion collective, brainstorming : qui nécessite de l'interaction directe et rapide, même si on peut aussi l'envisager à distance mais avec moins de résultats
- les temps de congratulations, célébrations (qui nécéssitent de "se toucher", s'embrasser...)
- les temps de décision, surtout en période "tendue"
- on peut faire la préparation à distance quand c'est une décision "non chargée" et finaliser la décision en présence
- les temps "officiels" obligés
mais pourquoi utiliser des outils numériques ? (aussi en présence !)
- car ça permet de relier ceux qui sont pas là en présence (mais connecté sur le pad de chez eux ou sur le trello ou sur...)
- de continuer à distance ensuite (post-it papier deviennent virtuels...)
- de reprendre facilement lors de la prochaine présence
En présence
- les moments de célébration / de convivialité
- les travaux qui impliquent le "corps"
- l'accueil de nouveaux, les bilans
- la prise de décision
- l'aide sur les outils informatiques
- l'informel
- les méthodes participatives (même si en fait ok aussi à distance)
Plutôt à distance
- les tâches administratives
- la réfléxion préalable, la préparation, les tests préalables
- la collecte de ressources
- la comm' descendantes
- la prise de notes partagées
- le maintien du lien, du contact régulier
- permet aussi les méthodes participatives si bien choisies
- permet de gommer les distances, la difficulté d'être très nombreux
- permet de gérer les urgences
On fait quoi des absents permaments ?
On les vire bien sûr ;-)
En tant qu'animateur de projet collectif, on peut rapidement devenir "très frustré" devant l'absence de participation de certain. Jamais là, peu ou pas réactifs, ne donnant signe de vie ni par mail, ni autrement...pfouuuuuu....
On fait quoi avec ces gens ?
Euh et vous ? en tant que participant d'un collectif : toujours impliqué à 100 % ? (
Impliquer : du bon usage du Français
On "n'implique" pas une personne. Au mieux, on peut "travailler sur les conditions de son implication"En Français, le verbe "impliquer" n'a que 2 sens :
- 1/ Engager : Ex Se trouver impliqué dans une affaire désagréable.
- 2/ Avoir pour conséquences : Ex un déjeuner chargé implique une digestion lourde
Utiliser impliquer en tant que "Faire participer" (Ex on a impliqué les citoyens dans la concertation) est un usage impropre. (à clairifier ;-)
Plus précisément, on "n'implique" pas une personne...
- soit on la mobilise (parfois avec des moyens contraignants : pression, force, contrat de travail)
- soit elle s'implique
Le rôle de l'animateur-rice est alors de travailler sur les conditions de l'implication de cette personne
Accueillir les nouveaux
Garder les portes du projet/groupe ouvertes pour un renouvellement naturel des forces vivesLes personnes impliquées aujourd'hui dans votre projet finiront par se désimpliquer. Il faut donc anticiper le renouvellement. Quelques questions à se poser pour se mettre dans le peau d'un "nouveau" :
- Un nouveau a-t-il accès aux informations ? Ces infos sont-elles synthétisées et rendues compréhensibles pour une personne qui n'est pas dans le quotidien du projet ?
- Existe-t-il des réunions dédiées aux nouveaux ? (une "session de rattrapage", une réunion notre projet "pour les nuls" etc...) Bref, un temps où ils se sentent autorisés à venir et poser toutes les questions de néophytes.
- Existe-t-il des tâches simples et accessibles pour des personnes peu impliquées ? Cela permettrait de franchir une 1ère étape dans l'implication.
De façon générale, cela consiste à travailler le parcours d'implication : personnes extérieures > observateurs > réactifs > proactifs
Type de membres et ratio d'implication
Votre projet comporte des proactifs, des réactifs, des observateurs et des inactifs- Les "proactifs" qui prennent des initiatives sont entre un et quelques pour cent.
- Les "réactifs" qui réagissent lorsqu'on les sollicite sont entre dix et quelques dizaines de pour cent.
- Certains sont des "observateurs", suivent les travaux du groupe, les utilisent pour eux, même s'ils ne participent pas.
- D'autres sont inactifs.
Ainsi, il y a toute une gradation dans les rôles plus ou moins actifs que peut prendre un participant, lui permettant de s'impliquer de plus en plus... ou de moins en moins.
Prendre soin des réactifs
Car ce sont les proactifs de demain ! (anticiper le renouvellement des membres)Les proactifs d'aujourd'hui finiront par se désimpliquer. La question n'est pas "si", mais "quand".
Pour anticiper le renouvellement de forces vives dans le groupe, l'animateur peut aller chercher les réactifs par petite touche, par exemple
- en leur donnant l'occasion de s'exprimer :
- en dehors des réunions, lors de temps moins formels
- anonymement parfois (boites à idées ouvertes, questionnaire en ligne...)
- en les sollicitant directement pour une petite action, ou pour une aide ponctuelle
- ...
Source : interpole.xyz / Gatien
Réflexions mai 2021
- y a-t-il des obstacles à leur absence ? (jargon, technique, ambiance...)
- L'outil de communication est-il adapté ?
- Y a-t-il une frustration ?
- POurqui est-elle là ou pas là ? pourquoi elle ne parle pas ?
- Proposer des pistes d'implcaition modulaires
- peut-être est-ce dû à la posture de l'animateur ?
- Sans doute y a-t-il un équilibre naturel dans le groupe entre présents et moins présents
- Parfois être juste "observateur" est suffisant, parfois la personne en retire unbénéfice indirect non perçu par le groupe
Quelles suites après la rencontre (en présence ou à distance), pour les absents et les présents ?
Tenir informé que diable !
Autant pour les présents que pour les absents, recevoir les suites du travail effectué est gratifiant, motivant, engageant...Cette étape est vraiment importante, il ne faut pas la négliger car c'est elle qui lance la dynamique "à distance" avant la prochaine rencontre.
Quelle trace on laisse et où ?
- des pads bien ficelés ! voir PaD (trucs et astuces d'utilisation notamment concernant la structuration des notes)
- des listes de tâches claires qui permettent à chacun de voir où il y a possibilités de "faire"
- des documents accessibles et rangés : de l'intérêt d'une gare centrale bien ficelée : GareCentrale
- s'ils sont "ouverts" : c'est que le groupe est ok pour qu'ils évoluent (sinon faut les fermer et pas faire "semblant")
- s'ils sont ouverts : ouvert à qui ? ça dépend du collectif (équipe/direction ou collectif citoyens)
- les relevés de décision
- qui contacter en cas de questions ?
- des photos de la rencontre : les gens adorent :-)
- une anecdote rigolote
On communique tout ça selon les canaux habituels du collectif (on peut même faire un peu de "doublon" pour être sûr que chacun reçoive bien)
- mail, réseau social, service de chat / framateam ou autre, sms ...
- l'idéal est de passer un appel : rien de tel que le contact "sonore" mais ça peut vite devenir énooorme...
- mais si chaque présent contacte un absent pour lui faire un brief, ça devient jouable et ça responsabilise
- on peut aussi tenter la version podcast du résumé de la réunion
- pas vers le pad et vers l'album photos et vers... => trop d'urls différentes : compliqués pour tout le monde
- la porte d'entrée vers tout: l'url de votre gare centrale !
Entre les rencontres, on maintient comment la dynamique, la cohésion ?
ben on anime ;-)
Y pas de secret, les collectifs qui vivent (et produisent) sont ceux qui sont animés AUSSI à distance !Mais c'est énorme me direz-vous !
OUI le travail d'un animateur est conséquent !
mais peut / doit se partager ;-)
Comment maintenir la convivialité, créer l'envie de se revoir vite, en présence ?
en tant qu'animateur
- j'informe le groupe, je crée l'ambiance
- via un message régulier type "newsletter" contenant par exemple
- via les canaux de communication "messagerie locale"
- et on y dépose des messages pour maintenir la cohésion, le sentiment d'appartenance.
- les derniers apports sur la gare centrale
- les dernières trouvailles du collectif (si vous faites un peu de veille collective sur l'un ou l'autre sujet)
- les derniers membres qui nous ont rejoints
- les photos souvenirs d'un de nos évènements
- les tâches en cours, ouvertes, en attente d'une bonne âme
- la prochaine rencontre
- je peux installer un décompte, y compris dans le mail : https://countingdownto.com/email-countdowns/new
- j'installe la possibilité de se projeter dans la rencontre à venir
- un OJ ouvert
- un appel à "co animation"
- j'organise en virtuel un espace machine à café
- soit en visuel, tout petit moment récurrent et synchrone par vidéoconf : juste pour se dire bonjour et garder un contact "visuel"
- soit en écrit / framateam et autres : tout et rien mais qui fait qu'on est bien "un groupe"
A vous de sentir, en fonction du collectif, le niveau de tolérance (ou d'envie) en terme de quantité de messages échangés.
Ne vous laissez pas "démotivés" par les quelques membres qui ne souhaiteront recevoir "aucun mail ou presque", dans la plupart des cas, leur intolérance est plus virtuelle que réelle (si toutefois vous restez raisonnable ;-)
Comment maintenir une vision collective ?
en tant qu'animateur
- j'installe une ligne du temps : pour les nouveaux et aussi les anciens
- j'installe un doc "lisez-moi d'abord !" : le doc d'accueil / ça marche comment ici
Comment maintenir un niveau de connaissance le plus horizontal possible ?
en tant qu'animateur
- je veille sur les groupes qui travaillent ou échangent et je renvoie vers tous leurs productions
- je partage les infos régulièrement sur les outils de comm' du collectif
- je renvoie toujours vers la gare centrale
- j'anime et modère l'outil de comm (pour éviter qu'il ne soit pollué et "fui")
Comment maintenir le pilotage des tâches ouvertes ?
en tant qu'animateur
- je veille à rendre visible les tâches ouvertes
- trello (efficace mais demande adhésion de trello pas "tous")
- simple liste dans un pad ou wiki (plus simple)
- je maintiens à jour le tableau des tâches
- je retourne vers les porteurs de temps en temps
- tenir à jour les moyens de comm préférés des porteurs
Comment maintenir la capacité de travailler / co produire ?
en tant qu'animateur
- j'organise des espaces de travail simple (via gare centrale)
- je crée tuto pour expliquer fonctionnement ou création
- je veille à ce que les groupes ne soient pas trop grands
- L' organisation en sous-groupes est vitale, pour pouvoir avancer. Pour rappel, un sous-groupe peut être constitué de 1 personne !
- je veille à ce qu'on puisse travailler en synchrone ou asynchrone selon les envies des gens
- je mets en place les outils nécessaires
- pour travail synchrone aussi
- vidéo conf / audio conf
- pour travail synchrone aussi
- pour l'asynchrone
- pad, tableau blanc, tableau de post-it...