Des outils à gérer, à animer

Sans gestion-animation, ces outils peuvent rapidement devenir contre productifs !
Rien de plus frustrant en effet que d'être noyé sous de l'information inutile ou non ciblée.
L'infobésité est déjà compliquée à gérer à titre personnel (ce qui est intéressant <> ce qui m'intéresse), il est donc nécessaire :
  • que ces outils soient animés
  • que chacun soit outillé pour pouvoir gérer "au mieux" ce flux d'information

En tant qu'animateur de projet

  • j'anime et je gère les échanges sur la liste de discussion ou dans le framateam afin que ceux-ci restent en phase avec le cœur du projet.
    • je peux aussi informer et former d'autres membres à la gestion des échanges (modération des échanges sur le liste de discussion, type de messages à envoyer en cas de dérapage...) => voir ListeDiscussion
  • je mets à disposition et forme les membres du groupe sur les méthodes et outils qui permettent de se faciliter la vie dans la gestion du flux
    • Tri automatique des mails (via les règles, dossiers intelligents) => voir ici
    • Passage en mode "digest" plutôt que réception en continu
    • Mise en pause de la liste
    • Paramétrage des notifications dans framateam => ExpertFramateaM

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Des informations à extraire du flux

Les informations "de flux" sont intéressantes mais rapidement inaccessibles (et ce d'autant plus que le temps passe).
Il faut pouvoir extraire du flux les informations de contenus qui doivent rester accessibles et les trier pour les stocker "ailleurs"=> Il faut passer du mode chronologique au mode contextuel.

En tant qu'animateur de projet

  • je peux capter les informations de contenus intéressantes et les mettre à disposition de tous dans un espace hors flux (type wiki) si possible en les ayant catégorisées (pour une recherche plus aisée) => exemple sur RessourceS ou sur DocS (on passe d'un classement par le temps à un classement par catégorie)
  • faire monter en compétence des membres du collectif pour le faire rapidement à plusieurs
  • revenir vers le collectif à travers l'outil de discussion à intervalle régulier pour préciser ce qui a été extrait et qui est maintenant disponible pour tous
  • mettre en place une "gare centrale" via laquelle, chacun peut retrouver les infos importantes (PV, décision, outils, charte, ressources partagées...)

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Quelques trucs pour faciliter la communication dans un projet collectif

S'appuyer sur les pratiques actuelles

Plutôt que de déployer plein de nouvelles solutions très éloignées des habitudes de travail, il est plus judicieux d'ancrer les évolutions souhaitées dans ce que maîtrisent déjà les membres. Cela réduit le coût du changement et valorise les compétences existantes.

Personnaliser les circuits

en terme de partage et de diffusion d'informations, le fonctionnement efficace est celui qui repose sur l'objectif de rendre accessible la "bonne information au bon moment à la bonne personne" ! Cela implique de comprendre les besoins des membres du groupe projet, de sérier les types d'informations à faire circuler et de décider ensemble de "quoi est disponible où et comment".

Proposer un espace commun

Une "gare centrale" où seront visibles les différents outils à travers lesquels l'information circulent et s'échangent. Quelqu'en soit la forme, cela permet aux personnes du groupe projet de savoir "où ca se passe", et de rejoindre ces endroits.

Éviterde devenir le maillon faibles

c'est la personne. Et quand cela coince là, plus rien ne passe ! La solution la plus rapide pour empêcher le maillon faible est qu'aucun outil, réseau ne dépende que d'une personne.

Passer de la chronologie au contexte

La plupart des échanges se font à travers des flux, dirigé par la chronologie... ce n'est pas souvent très efficace pour retrouver une information importante. Il faut donc mettre en place des stratégies qui "extraient" du flux les données essentielles pour les stocker de manière "contextuelle"

Expliciter, décider, adapter, mettre à jour

Le travail sur les circuits d'information ne va pas de soi et fait partie du processus collaboratif à travailler. Au début du projet, pour construire des accords, en cours de route pour inclure, réguler, adapter et en fin de projet pour faire le point sur ce qui a plus ou moins marché !

Ne pas croire en l'outil magique

Trop de solutions techniques tendent à survaloriser leur efficacité, alors que celle ci repose sur une multitude de facteurs, peu évident à maîtrise. N'oubliez jamais qu'aucun outil, fusse-t-il très performant n'a remplacé l'animation faite par un humain ;-)
Éditer la page Modifiée le : 17.12.2020 à 11:13:02 Partager Exporter la page au format pdf