Inspiration à copier/coller

Gérer les messages de la liste de discussion

Cette page a pour objectif de vous aider à paramétrer au mieux les messages qui passent par notre liste de discussion.
Oui une liste de discussion peut engendrer de nombreux messages (surtout dans un collectif qui va bien ;-) et savoir les gérer n'est pas inutile pour que votre adhésion à cette liste reste agréable.

Tout d'abord, trier les mails en provenance de la liste

Il est assez simple de mettre en place un tri automatique dans votre boîte mail de manière ce que les mails en provenance de la liste soient "extraits" de la boîte de réception et mis dans un dossier que vous irait lire QUAND vous le décidez !
Pour notre liste, effectuez un tri sur les messages ayant [cooptic-9] dans leur sujet

Ensuite, enlever les notifications

Ceci vaut pour tous les mails en fait... si vous souhaitez garder du temps de cerveau disponible, enlever les notifications est quasiment une obligation.
Une fois réalisé quel soulagement ! Si si vous verrez, ne pas être dérangé toutes les 3 minutes par un son signalant l'arrivée d'un mail est non seulement agréable mais tout à fait "supportable". C'est vous qui décidez de lire les mails et pas les mails qui décident de quand vous devez les lire, non ?

Ne pas devenir un dérangement pour les autres

En fait, une liste de discussion doit restée fixée sur son objectif premier : permettre les échanges entre les membres de la liste ET sur le sujet premier du collectif.
En évitant d'utiliser cette liste pour d'autres sujets (idée de souper, détails logistique...), nous nous facilitons la vie.
Dire merci par exemple est vraiment sympa mais ça fait un mail "pour rien" (ou presque même si dire merci est vraiment chouette)

Ecrire des mails clairs et écolo-compatibles

En apprenant à rédiger nos mails de façon synthétique, on facilite la vie de tous les abonnés et on limite les dégâts sur la planète
  • Choisissons des objets de mail CLAIR (info, décision…)
  • Evitons les pièces jointes chaque fois que possible et privilégions les liens vers le doc (en plaçant le document sur un site web par exemple)
  • Ayons des contenus de mail brefs et concis, un seul sujet par mail. Pas de mail type : “merci”
  • Utilisons les @mentions directes pour interpeller les personnes concernées


Les codes des messages utilisés dans la liste cooptic 8 : pour info

Dans le message de bienvenue (celui que l'on reçoit quand on vient de s'abonner)

[%# welcome.tt2 ~%]
From: [% fromlist %]
Subject: [%"Bienvenue sur la liste de %1"|loc(list.name)|qencode%]

[%|loc(list.name,domain)%]Bienvenue sur %1@%2[%END%]
[%|loc(user.email)%]Ton mail d'abonné est %1[%END%]

Cette liste de discussion est une zone de test pour nous.

Ce message d'accueil est complétement paramétrable via framalistes et on l'adapte en fonction de son collectif. 

On place normalement un beau message d'accueil avec notamment les règles d'usages, de politesse et un lien éventuel vers une page web qui donne dess infos pour gérer les mails (classer ses mails, rédiger des mails "pro"...)

ATTENTION, pour éviter que les messages en provenance de cette liste ne tombent dans vos spams, mettez cooptic-9@framalistes.org dans vos contacts mail !

[% TRY %]
[% CATCH %]
[% END %]

[% IF conf.wwsympa_url -%]
[%|loc%]The list homepage:[%END%] [% 'info' | url_abs([list.name]) %]
[%|loc%]General information about mailing lists:[%END%] [% 'help' | url_abs(['introduction.html']) %]
[% END -%]


Dans le message d'invitation, celui que la personne reçoit quand vous l'invitez à s'abonner

[%# invite.tt2 ~%]
From: [% requested_by %]
Reply-To: [% conf.email %]@[% domain %]
Subject: [%"Invitation to join list %1"|loc(list.name)|qencode%]

Bonjour, c'est [% requested_by %]
[%|loc(list.subject)%]Je suis inscris à cette liste de discussion. Elle vise à faciliter les échanges et les essais des participants à la formation "animer des projets colletifs", et si tu reçois ce mail c'est que tu es probablement concerné. C'est un outil simple d'utilisation étant donné qu'il suffit de savoir utiliser son mail ;-) Ca nous permettra d'échanger sur nos trucs et astuces d'animations bien plus facilement qu'actuellement. Cette liste est réservée aux participants de la formation. Pour s'y abonner, il faut soit être invité par un abonné existant, soit avoir fait la demande au propriétaire. [%END%]

[%|loc%] Pour t'inscrire clique sur ce lien :[%END%]
[% IF conf.wwsympa_url -%]
  [% 'auth' | url_abs([keyauth,'subscribe',list.name],{email=>user.email}) %]
[%~ ELSE -%]
  [% "${conf.email}@${domain}" | mailtourl({subject => "AUTH ${keyauth} ${cmd}"}) %]

[%|loc(conf.email,domain)%]ou envoie un message à %1@%2 avec le sujet suivant:[%END%]
  AUTH [% keyauth %] [% cmd %]
[%~ END -%]

[%|loc%]Si tu ne souhaites pas t'inscrire, ignore simplement ce message.[%END%]


Dans le bas de page de chaque message

En plus du message qui est inséré par défaut et qui permet à chacun de se désabonner, vous pouvez ajouter par exemple :
Pour inviter un collègue à s'abonner à cette liste, envoyer un mail à sympa@framalistes.org avec dans l'objet du message UNiQUEMENT ceci : invite cooptic-9 emailducollegue (en remplaçant emailducollegue bien sûr)
Pour mieux gérer les mails en provenance de cette liste ou avoir des trucs et astuces : https://cooptic.be/licpro1/?GererListe