La méthode GTD
On a tous déjà créé au moins une fois une to-do list pour s’organiser. Que ce soit pour faire une liste de tâches au travail ou pour partir en vacances. Et pour cause, les to-do listes sont un excellent moyen de décharger notre esprit et ne rien oublier.
Seulement il arrive parfois que les tâches s’accumulent dans notre todo et que celle-ci devienne un véritable fourre-tout dans lequel on a du mal à se retrouver. On perd alors toute l’utilité de cet outil qui est censé nous permettre d’être plus organisé et serein. Cette liste devient alors une "liste de culpabilités"
La méthode GTD (Getting Things Done) est un système qui permet de trier notre to-do liste simplement et rapidement.
Il faut voir cette méthode un peu comme une sorte de machine dans laquelle on met en vrac toutes nos tâches, projets, idées, rappels… et qui une fois traités, ressortent rangés et triés.
Seulement il arrive parfois que les tâches s’accumulent dans notre todo et que celle-ci devienne un véritable fourre-tout dans lequel on a du mal à se retrouver. On perd alors toute l’utilité de cet outil qui est censé nous permettre d’être plus organisé et serein. Cette liste devient alors une "liste de culpabilités"
La méthode GTD (Getting Things Done) est un système qui permet de trier notre to-do liste simplement et rapidement.
Il faut voir cette méthode un peu comme une sorte de machine dans laquelle on met en vrac toutes nos tâches, projets, idées, rappels… et qui une fois traités, ressortent rangés et triés.
La méthode GTD permet d’avoir toutes les cartes en main pour prendre une décision grâce à une vision globale de vos engagements, envers les autres et envers vous-même. A chaque instant, vous pourrez donc choisir en pleine connaissance de cause la prochaine action à effectuer.
Les trois grands axes de la méthode
Pour permettre une gestion des choses à faire fluide, le système de la méthode GTD s’articule autour de trois grands axes.La collecte
On récolte toutes les informations sur les choses que l’on a à l’esprit et qui sont à faire, quel que soit le domaine (vie privée ou vie professionnelle). On note également tous les projets en cours ou à venir. Il s’agit de mettre à plat toutes les affaires en suspens pour avoir une vision d’ensemble des choses et une réelle clarté d’esprit. Lors de cette collecte :- Il n’y a pas de mauvaises idées ;
- Il vaut toujours mieux en collecter trop que pas assez ;
- Suivez le flux de votre pensée dans le processus de collecte (cela donne de l’espace à votre créativité) ;
- Notez bien que les idées ne sont pas des engagements
L’analyse
On trie ensuite tous les éléments récoltés. Tous ces éléments récoltés sont organisés en fonction du temps qu’ils prennent, de l’énergie nécessaire pour les effectuer, du domaine dont ils relèvent, du lieu, des moyens techniques nécessaires à leur réalisation... C'est vous qui déterminez les catégories de tri.- étiquettes de durée (<15min, <1h, >1h)
- étiquettes de lieu / contexte (à la maison / au bureau / quand je suis hors flux / avec mon équipe..)
- étiquettes de difficulté / énergie nécessaire (facile / moyen / compliqué)
La mise à jour
Un système n’est fiable que s’il est entretenu. On met donc l’ensemble à jour en révisant la liste des choses à faire régulièrement pour ajouter les nouveaux éléments que l’on a à l’esprit et supprimer les actions qui ont été accomplies. De même on peut archiver un projet, en mettre un autre de côté pour un moment, ou en démarrer un travail qui était jusqu’alors en incubation.Le système de classement
Pour classer tous les éléments qui traînent sur votre bureau ou qui vous trottent dans la tête, vous disposez de grands dossiers.Boîte de réception
Pour rassembler toutes les idées, projets, préoccupations qui traînent, avant qu’ils soient analysés. Pendant la phase de collecte, on remplit cette boîte de réception.Prochaines actions
Les prochaines actions peuvent varier en priorité, être déléguées, notées sur l’agenda. Elles sont activables rapidement. C'est ici que vous piocher vos "prochaines actions" une fois que la partie "agenda" (prioritaire) a été traitée.Agenda
On y note les rendez-vous et les actions que l’on doit faire à des moments ou à des endroits précis. Les actions ultra prioritaires peuvent aussi y être inscrites et doivent être planifiées précisément. Il faut néanmoins réserver l’agenda aux actions prioritaires et aux rendez-vous pour être sûr de respecter ses engagements (envers les autres et soi-même).Projets en cours
Tous vos projets actifs, pour lesquels vous avez un plan et une première action de démarrage. Un projet se compose en général de plusieurs tâches.En attente de retour
Ce sont toutes les actions que vous avez déléguées pour pour lesquels vous attendez un retourRéférences / un jour peut-être
Documents de référence, ressources, plans de projets en cours et des actions et projets que vous souhaitez explorer ou faire dans un futur plus ou moins proche mais qui ne sont actuellement pas activés.Concrètement, on fait comment ?
Maintenant que nous avons traité des grands axes et découvert le système de classement, il nous faut lier les deux. Pour passer des principes à un système organisé, la méthode GTD propose de mettre en place un processus en 5 étapes.Collecter
On recense toutes les tâches incomplètes, choses à faire, projets, et idées dans tous les domaines et ce quelle que soit leur importance ou leur urgence. Tous les éléments pour lesquels on n’arrive pas à prendre de décision, à passer à l’acte, ou qu’on considère comme non terminés doivent être collectés. Ces éléments sont placés dans la Boîte de réception.Clarifier
On traite les éléments de la Boîte de réception pour définir leur nature. C’est-à-dire qu’on va déterminer si l’élément collecté est un projet, une action simple de moins de 2 minutes, une action qui demande plus de 2 minutes, ou un document de référence. Pour chaque projet identifié, on détermine le résultat concret à produire. S’il y a plusieurs choses à faire pour ce projet, on formule la première action concrète permettant de l’enclencher et on la note à part. Déterminez au moins la première action de chaque projet à cette étape. Vous pouvez aussi immédiatement clarifier votre projet ou bien décider de le faire plus tard.Si une action (que ce soit une action indépendante ou une action générée par rapport à un projet) prend moins de 2 minutes à effectuer et que toutes les conditions requises pour l’accomplir sont remplies, faites-là immédiatement pour dégager votre boîte de réception (cela va plus vite que de l’analyser et de la classer, puis de la faire dans un deuxième temps). Enfin, si l’élément n’a finalement pas d’intérêt, on s’en débarrasse.
Organiser
Chaque élément nécessitant plus d’une étape n’est pas une action mais un projet, et ira alors dans le dossier Projets actifs. Les projets peuvent nécessiter des documents d’accompagnement ou de référence, des plans, etc. Ces éléments iront dans le dossier Références alors que les actions iront dans le dossier Prochaines actions. Il est nécessaire de trier les prochaines actions en fonction de sous-catégories pour naviguer plus facilement dans le système : domaine concerné, lieu où elles se dérouleront, outils nécessaires à leur réalisation, temps nécessaire, difficulté. Cela permettra de décider facilement quelle action réaliser à chaque moment.Chaque action est soit à déléguer, soit à réaliser à une date précise (on l »inscrit alors sur l’agenda), soit à exécuter dès que possible, soit routinière (ex : exécution tous les 15 jours). Enfin, le dossier Incubation comportera les projets, les actions et les idées que vous concrétiserez peut-être un jour, mais que vous choisissez de mettre de côté pour le moment.
Examiner
De manière régulière, il faut revoir l’ensemble des actions, options et projets que vous avez recensés pour les ajuster, classer les projets terminés et enlever des premières actions ce qui a été fait. On fera également le ménage en supprimant les éléments qui sont devenus inutiles et non pertinents.Agir
Dans une journée, les rendez-vous notés sur l’agenda sont prioritaires. De même toute tâche prédéfinie pour laquelle on a prévu un créneau est prioritaire. Enfin, si rien de spécifique n’est prévu, on peut piocher dans sa liste de prochaines actions. On décide alors à chaque moment de l’action à effectuer. Cela se fait selon 4 critères : le contexte, le temps disponible (par rapport au temps nécessaire pour effectuer l’action en question), le niveau d’énergie que l’action nécessite (par rapport à votre niveau d’énergie actuel) et la priorité de l’action. Une fois qu’on a fait le tri grâce aux trois premiers critères, on peut décider de l’action la plus profitable (ou prioritaire) au moment présent.Points de vigilance
Ce système exige un véritable effort au démarrage. Dans un premier temps, elle est effectivement exigeante et demande de réserver quelques heures pour récolter toutes les « affaires en suspens », construire l’organisation et prendre ses repères. Néanmoins, le jeu en vaut la chandelle et, très vite, vous en tirerez des bénéfices en termes d’efficacité et de clarté d’esprit. Vous ne l’utiliserez sans doute pas à 100% au début, mais rien qu’en respectant les principes de base de la collecte et de l’analyse, vous y gagnerez. En effet, disposer d’un endroit où consigner et organiser tous vos projets, idées et actions vous permettra de prendre de la hauteur et d’avoir une meilleure maîtrise de l’organisation de votre temps.Ce système est plus facile à mener en solo qu'avec un collectif
Des outils pour le faire numériquement
- Avec Trello => https://trello.com/b/ZxDWtLCX
- Avec https://app.asana.com
- Avec https://www.dynalist.io => https://dynalist.io/d/v1QPxVtDz0LqgQGHKU8MOjvv
- Avec https://www.evernote.com => https://evernote.com/blog/fr/decouvrez-la-methode-gtd/
- Avec https://www.onenote.com