La méthode kanban

Kanban signifie panneau ou signe en japonais. Cette méthode d'organisation a été inventée par Monsieur Taiichi Ohno pour le groupe Toyota fin des années 40.

Plutôt développée pour l'industrie, les travailleurs "du savoir" reprennent le concept, vers 2000, pour gérer de manière visuelle leur flux de production (la gestion des tâches quoi ,-).
La méthode est basée sur des "notes-actions-tâches" que l'on déplace sur un tableau, bien visible de tous, en fonction de leur état de réalisation.

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La méthode Kanban est basée sur quatre principes :

Commencer avec ce qui est fait maintenant.

La flexibilité du Kanban permet de se superposer à ce qui se fait actuellement. Sa facilité d'implémentation permet d'intégrer certaines parties de vos activités et surtout... éviter la surcharge de nouveauté (et la résistance au changement).

Étendre son utilisation progressivement

Vu qu'il y a très peu de résistance à une implémentation localisée et que la méthode aide beaucoup à réduire l'infobésité et la surcharge de tâches à faire... en général on souhaite rapidement étendre son utilisation. C'est une bonne chose mais allez-y progressivement. Basez-vous sur l'indicateur suivant: vos kanbans doivent être continuellement à jour. Mieux vaut avoir deux kanbans à jour que dix qui ne le sont pas.

Respectez les colonnes et les règles

Lorsque vous travaillez à plusieurs, il y a des rôles et des règles à respecter. Seul c'est plus facile. Disciplinez-vous à le mettre à jour quotidiennement et à faire en priorité ce qui se trouve dans la colonne "En cours de réalisation".

Encourager le leadership à tous les niveaux

Permettez à chacun d'agir et d'améliorer le processus.

La méthode Kanban s'appuye sur quelques bonnes pratiques

La visualisation

Afin de comprendre comment fonctionnent les dispositifs en place et connaître l'état du projet, il est essentiel de visualiser le flux de travail (workflow). Pour cela, utilisez un tableau dont chaque colonne représente une étape (à faire, ouvert, en cours, en test, terminé). Chaque tâche évolue jusqu'à ce qu'elle soit achevée.

La limitation du nombre de tâches en cours

Chaque étape du tableau ne peut contenir qu'un nombre maximum de tâches en même temps, défini en fonction des capacités de l’équipe. Lorsqu'une tâche est terminée, une nouvelle peut alors être ajoutée.

La mise à jour

Vos kanbans doivent être continuellement à jour (sinon ils sont inutiles). Mieux vaut avoir deux kanbans à jour que dix qui ne le sont pas.

Des règles simples et visibles

Les règles du système Kanban doivent être formulées clairement et sans ambiguïté afin de s'assurer que l'équipe comprenne le travail réalisé et les améliorations futures.

Et donc concrètement ?

Dessinez un tableau avec trois colonnes (dans un premier temps) nommée "à faire" / en cours / terminé. Vous pouvez bien sûr adapter le nom des colonnes avec des mots qui vous correspondent mieux.

Ensuite remplissez la première colonne avec tout ce vous devez réaliser.

Pour chaque note dans cette colonne, apportez quelques précisions (en fonction de votre projet). Par exemple :
  • niveau d'urgence (avec un code couleur par exemple)
  • responsable
  • les sous-tâches
  • une date butoir
  • le niveau de complexité
  • ...

Selon le projet MAIS à interval régulier( un kanban doit rester à jour ! ), parcourez le tableau et faites glisser les tâches dans les colonnes au fur et à mesure de leur réalisation.
Soyez attentifs à ne pas placer "trop" de tâches dans la colonne "en cours" car ce ne serait pas réaliste.
De temps à autre, vous pouvez archiver les tâches terminées de la colonne finale.
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Vous pouvez bien sûr ajouter des colonnes. Par exemple, our éviter qu’une carte ne soit bloquée indéfiniment dans l’une des listes de votre tableau Kanban, il est intéressant de créer une liste “bloquée”. Ainsi, lorsqu’une personne responsable d’une tâche réalise qu’elle ne sera pas en mesure de la réaliser pour une raison hors de son contrôle, il place sa carte dans la liste “bloquée” et signale la raison du blocage de cette carte (ou si kanban personnel, cherche à décomposer la tâche bloquante en plus petits tâches qui retournent dans la colonne "à faire").

Des outils numériques


Source :

https://fr.wikipedia.org/wiki/Kanban_(d%C3%A9veloppement)