S'organiser


Dans le collectif, l'envie de se voir, de partager des moments ensemble est souvent prioritaire mais malgré cette envie forte, un manque d'organisation peut venir casser la dynamique. Dans ce chaos, seuls les militants (prêt à de nombreux sacrifices) tiennent le coup ! Les autres, désemparés, sont partis "fatigués".

Comme l'a souligné Ulanowicz, dans un projet il faut deux-tiers "d'organisés" pour que celui-ci soit durable.

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Pour décider d'une date ensemble

Il existe de nombreux outils "dédiés"
On peut aussi travailler avec des méthodes détournées (fonctionnelles ! )
  • à travers un pad et des +1 derrière les propositions
  • via un canal framateam
    • on place dans le messages divers emoji (un pour chaque proposition), les gens réagissent ensuite au message via un des emojis proposés.
    • image vote_emoji_framateam.png (29.0kB)

Pour rendre visible les dates

Il est essentiel que l'ensemble des membres puisse avoir accès aux dates importantes du collectif
  • on peut incorporer dans le site web divers agendas externes (google / outlook)
    • facile mais ne permet en général pas l'alimentation par tous de ce calendrier
  • on peut simplement faire une liste sur une page visible du site des prochaines dates de rencontres
    • on utilise ce système dans le réseau des coordinateurs de crie
  • on peut aussi mettre en place un agenda "partagé" si on utilise yeswiki
    • ceci permet à chacun de déposer une date dans l'agenda
    • inconvénient : on ne peut pas s'abonner à cet agenda pour le faire par exemple apparaître dans son agenda perso

Veiller aux équilibres des disponibilités en temps

Aborder la question des disponibilités en temps de chacun pour le projet permet de s'autoriser mutuellement à avancer à des rythmes différents.
Il devient alors possible de travailler en "sous commission". Ceci permettant d'avancer même quand tout le monde n'est pas disponible et évite de bloquer "les énergies".
SEULE CONTRAINTE IMPORTANTE : rendre visible les productions des sous-commissions vers TOUS => job de l'animateur de s'en assurer

Sans communs, pas de collectif !

Il est donc essentiel de pouvoir organiser un espace de partage des documents et traces du collectif.
En fonction des besoins, cet espace pourra prendre des formes très diverses :
  • un simple pad (au début par exemple) pour garder les traces de nos réunions, des liens url intéressants...
    • avantages : gratuit et open, super simple à mettre en place
    • inconvénients : ok pour du texte et des liens : rien de plus (ni images, ni pdf, ni doc...)
  • un outil dédié de partage et synchronisation
    • par exemple : dropbox, box, nextcloud, cozydrive, hubic + https://pro.mailo.com/ + google drive...
    • le must aujourd'hui est l'offre gratuite d'infomaniak basée sur nextcloud : https://www.infomaniak.com/fr/email-gratuit
    • avantages :
      • bien pensés, ces outils sont ergonomiques et permettent une synchronisation des dossiers partagés chez chacun (qui le souhaite)
    • inconvénients :
      • nécessite une inscription pour le créateur, parfois aussi pour les autres ;-( (très bloquant)
      • sauf exception : les données sont stockées on ne sait trop où ! (cozy est français, hubic aussi, nextcloud est bien ! )
      • la plupart des outils ne permettent PAS la contribution par chacun" (cozy + dropbox (ou payant alors) + hubic + box (ou payant alors)
      • Nextcloud est le seul à permettre la consultation ET la participation à un dossier partagé
  • via Yeswiki : un peu (beaucoup) conçu pour répondre à ces demandes de collectifs ;-)
    • Comme dans l'onglet nos communs, on peut organiser dans le wiki, à travers des formulaires, la récolter ET mise à disposition de documents
    • avantages : gratuit et open + permet la mise à disposition ET la possibilité pour chacun de déposer lui-aussi une ressource ! (sans login)
      • possède un outil de "curation" qui permet d'installer dans la barre d'outils de son navigateur un lien d'alimentation "automatique" voir SaisirRessources
    • inconvénients : potentiellement "ouvert à tous" (mais paramétrable) / pas de synchronisation en local
ATTENTION : vous êtes le seul à pouvoir gérer cet outil dans le collectif ?
  • => vous êtes le maillon faible ;-)
  • il faut rapidement penser à faire monter l'un ou l'autre complice en compétence sur ce point !
La circulation des infos, de la parole, tel un fluide vital, est un enjeu central pour le collectif et pas seulement un moyen pour atteindre des objectifs d'action.
La circulation de la parole dans le groupe est à l'image de celle du sang qui vitalise le corps humain. Prenons-en soin.

Des outils (Liste de discussion, framateam et cie) nous permettent de faciliter ces échanges.

image coeurfaux.png (0.4MB)
Partager et suivre les tâches dans un collectif via un outil unique et partagé par tous est presqu'une gageure.
Le meilleur outil de suivi / relance / vision globale connu à ce jour reste l'animateur ;-)
Les outils dédiés, très pratiques, se révèlent aussi souvent trop "compliqués" ou complexes pour la diversité du collectif.
Un outil ultra simple (souvent trop pour les plus geeks) se révèlera plus efficace (au moins dans un premier temps)
Ne pas réinventer la roue (on n'a plus le temps ;-), ne pas partir d'une page blanche, rester à jour sur le sujet qui nous intéresse, savoir ce qu'on dit du collectif...
En gros comment mettre en place un système de "veille" sur les sujets qui nous occupent.
  • il existe la veille de terrain, celle menée par chacun qui laisse traîner ses yeux et ses oreilles. Toutefois, celle-ci n'existe QUE si on instaure un moment de mise en commun des trouvailles. Ceci peut-être ritulalisé lors des rencontres avec un temps d'échanges ou un tableau de post-it (papier ou numérique) où recueillir les apports de chacun.
  • il existe aussi des outils de veille numérique comme
  • ils vous permettent de suivre ce qui se dit sur le web autour de mots que vous choisissez.
    • il peut s'agir de votre nom, de celui du collectif, du sujet du collectif...
Quelque soit le sujet de la veille, l'enjeu sera de partager le contenu de celle-ci avec le reste du collectif
=> Des outils plus performants (lecteur de flux RSS) existent pour suivre des flux de données. (à découvrir plus tard)
Éditer la page Modifiée le : 25.02.2021 à 14:29:53 Partager Exporter la page au format pdf