Préparer une réunion à distance

Instruction
Bon, fort de tout ça, c'est décidé vous allez animer un peu les temps à distance et organiser ça et là des rencontres (de travail, de convivialité, de...) à distance !
Alors, comment la préparer ? en amont, pendant, en aval ? avec quels outils ? quelles méthodes, quel déroulé ?
quel plan b ou cas où ?
quelle invitation à participer...

A garder en tête

Animer une réunion à distance


Pour animer une réunion à distance, quelques précautions s'imposent

Pas le choix, il faut s'équiper un minimum :
En outils et en méthodes.

image Capture_decran_20200422_a_150217.png (0.2MB)

Comment animer une rencontre à distance ?

Tenir compte de la taille du groupe

  • plus encore qu'en présence >10 très très chaud sauf si juste de la comm verticaleet du recueil d'avis "structuré"
  • sinon, il faut faire des sous groupes : idéal vers 4-5

Mettre en place les outils

Organiser une réunion à distance

Mettre en place "vite fait" un espace pour permettre au collectif (ou une partie du) de se réunir "à distance" pour échanger de vive voix ou par vidéoconférence est une compétence à travailler pour l'animateur.

Les outils sont nombreux aujourd'hui et beaucoup sont gratuits, que ce soit pour une conférence téléphonique ou pour une vidéoconférence.
Pour les vidéoconférences, un petit peu de savoir-faire méthodologique sera nécessaire pour eviter que celle-ci ne tourne "au drame" (voir ci-contre)



Quelques outils à votre disposition

Il existe de nombreux outils de vidéoconférence. Certains très complets, certains avec login/mot de passe, certains nécessitent une installation sur l'ordinateur...

Le choix proposés ci-dessous sont arbitraires. (pas d'inscription nécessaire, pas d'installation en local, possibilité d'intégrer un outil de prise de notes)

Important Au cas où la vidéo ne passe pas, on peut revenir à la bonne vieille conférence téléphonique
  • https://www.freeconferencecall.com (création d'un compte gratuit nécessaire, après c'est tout)
  • https://www.ovh.com/cgi-bin/telephony/webconf.pl => Avec ce service simple d'utilisation, vous pouvez planifier vos conférences téléphoniques et prévenir les intervenants par email. Grâce à un simple appel au numéro indiqué lors de la réservation, chacun des interlocuteurs sera connecté en direct et pourra écouter et intervenir en simultané.

ET enfin sachez que sur les pads créés sur www.framapad.org, une caméra est présente dans la barre d'icônes et vous permet en un clic d'activer une vidéoconférence autour de votre pad !! GENIAL

Quelques conseils d'animation

Important Il est difficile d'animer une réunion vidéo avec plus de 12 participants. Au delà, on passe en fait en mode "webinar" (plutôt conférence online que réunion)

Avant la vidéoconférence

  • En tant qu'animateur, avoir déjà pratiqué l'outil plusieurs fois et être à l'aise avec celui-ci
    • avoir testé dans différents environnements et via différents navigateur web
  • Si possible tester l'outil en présence ou permettre à chacun de tester l'outil AVANT la vidéoconférence (quitte à faire des mini conf en duo pour caler et rassurer)
  • Donnez quelques infos pratiques aux participants
    • Si possible isolez-vous dans un endroit peu bruyant
    • Si possible munissez vous d'un micro ou casque
    • Si possible utilisez le même ordinateur que celui sur lequel vous avez fait les tests préalables ;-)

Pendant la vidéoconférence

  • Pour le bon déroulement de la conférence, l'animateur peut demander à l'un ou l'autre participant de "couper" sa caméra si l'on "sent" que la bande passante web est un peu faible. Ceci permet de privilégier la qualité sonore.
  • Le "non verbal" passe un peu durant la vidéoconférence mais en général pas "assez", l'animateur de la réunion doit "veiller" sur les écrans et essayer de décoder de non verbal des participants pour intervenir si nécessaire.
  • Durant la conférence, les paroles ont tendance à être plus "sèches" (sans doute dû à la "distance"). L'animateur doit veiller à fluidifier les échanges, à insister sur la politesse, à mettre un peu d'humour
  • Plus encore que durant une réunion en présence, la distribution de la parole est nécessaire. L'animateur veillera à expliquer l'un ou l'autre code (visuel ou sonore) pour permettre aux participants d'indiquer à l'animateur qu'il réclame la parole.
  • Il est utile de rappeler qu'une conférence vidéo nécessite aussi des traces. Mettre en place une espace de notes partagées est utile et discuter de la prise de note collective est intéressant.
  • Veiller à ne pas faire des conférences vidéos trop longues car l'attention est plus vite perdue qu'en réunion "classique". Si possible des sessions d'une heure.
  • En fin de conférence, ne pas hésiter à faire un rapide "retour d'usages" avec les participants dans l'objectif de monter collectivement en compétence autour de cet outil.
  • espace de partage / construction => le pad est un incontournable
  • espace de chat / soit via l'espace de videoconférence, soit framateam ou autre

Quelle durée pour la réunion à distance ?

  • par tranche d'une h max pouvant être entrecoupées de travail en solo et de temps plus collectif

Penser aux prérequis techniques

  • tester avec les gens AVANT par deux
  • faire des tuto
  • bien choisir son outil et accepter les limites
  • ne pas se laisser dicter l'outil par le geek du groupe
  • prévoir un plan bis audio si ça foire vraiment

Quelle animation mettre en place ?

  • installer un brise glace virtuel
    • on en a testé
    • tableau blanc à colorier avec humeur du jour
    • chiffres et les lettres
    • météo "classique" / objet du jour ou ...
    • il en existe d'autres

Piloter et partager la parole

  • prévoir uen grande attention de l'animateur
  • bien poser un cadre (couper micro et autre)
  • demander la parole => convenir de gestes
  • préciser la douceur des paroles (on est plus sec à distance)

Prévoir la prise de notes collectives

  • prévoir un pad ou équivalent
  • le structurer et voir si on peut s'attribuer des rôles : registre décision, agenda et tâches en haut du pad et on laisse le vrac en dessous

Prévoir indulgence et humour => ça aide

Travailler (ou ne pas négliger) les rituels

  • ce que ça nous a fait ou pas, ce travail à distance ?
    • en fin de partie pour monter en conscience et améliorer nos pratiques
    • pour aider à leur diffusion "en dehors"

Prévoir les prochains petits pas

  • bien ficeler qui fait quoi
  • éventuellement fixer la prochaine rencontre
  • qui met au propre sur la gare centrale
  • qui diffuse le contenu de tout ça et vers qui
  • ...

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