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L’importance est un choix et l’urgence est un fait
Il y a donc un avantage évident à prioriser l’importance sur l’urgence.
La Matrice d’Eisenhower
La matrice d'Eisenhower est un outil d'analyse et de gestion du temps qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.
Elle a été conçue d'après une citation de Dwight David Eisenhower : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important »
Cette matrice est un tableau à double entrée formant 4 quadrants :
A : activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même
B : activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même
C : activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement
D : activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner
L’axe de l’importance
L’axe vertical est celui de l’importance des tâches. Il départage les quadrants « important » du haut (A et B) des quadrants « non-important » du bas (C et D).
Lorsque vous déterminez l’importance d’une tâche, vous le faites selon une logique interne. Vous choisissez de donner de l’importance à celle-ci plutôt qu'à celle-là. Mais au final, c’est important ou ça ne l’est pas. Ce n’est pas 3/10 ou 7/10. C’est 0 ou 1. S’il y a une zone grise, vous devez réfléchir à la notion d’importance.
L’axe de l’urgence
L’axe horizontal est celui de l’urgence des tâches. Il départage les quadrants « urgent » de gauche (A et C) des quadrants « non-urgent » du droite (B et D).
Le sentiment d’urgence vis-à-vis une tâche peut être influencé par différents facteurs, certains internes et d’autres externes. Entre autres:
la date d’échéance
le temps requis et la difficulté pour la réaliser
la pression par le demandeur
Les 4 quadrants de la matrice d’Eisenhower
Pour prioriser les tâches, il faut utiliser les quadrants dans l’ordre présenté sur l’image. Vous constatez que le B (important et non-urgent) vient avant le C (urgent et non-important). Ainsi, vous prioriser l’importance sur l’urgence.
Pour y parvenir, il faut éliminer le temps passé dans le D (souvent des échappatoires pour souffler un peu, car trop d’urgences) et réduire au maximum le C. Ainsi, le temps libéré devient disponible pour les quadrants « important » A et B, permettant du même coup de devenir moins réactif et plus proactif.
Comparativement à l’importance, l’urgence est un fait relié à une notion de temps.
Nous pouvons évidemment négocier l’urgence, mais cela se jouera souvent en minutes ou en heures, quelques rares fois en jours. Lorsque l’urgence semble intenable et que la charge de travail augmente, il convient de revenir à l’axe de l’importance.
