En fonction de la manière dont elle est conçue, et selon la nature du collectif, la gare centrale peut être à la fois :

• Un outil de gestion de projet qui rend visible les actions menées par chacun
• Un moyen de favoriser l'implication de nouveaux membres car il permet de comprendre le fonctionnement et les modalités de contribution au projet commun
• Un gage de transparence de la gouvernance lorsque l'on y partage les règles et relevé de décision
• Un aide mémoire qui joue un rôle d'aiguillage vers toutes les ressources utiles au quotidien. La gare centrale ne contient pas toute l'info; elle indique le chemin pour trouver l'info utile.
• Un tableau de bord : qui spécifie la liste des outils utilisés par le collectif ainsi que leurs usages
• Un régulateur d'infobésité qui limite le flux d'information nécessaire et capitalise un grand nombre de ressources au même endroit,