Dans le collectif, l'envie de se voir, de partager des moments ensemble est souvent prioritaire mais malgré cette envie forte, un manque d'organisation peut venir casser la dynamique. Dans ce chaos, seuls les militants (prêt à de nombreux sacrifices) tiennent le coup ! Les autres, désemparés, sont partis "fatigués".
Comme l'a souligné Ulanowicz, dans un projet il faut un bon tiers de "très organisé" pour que celui-ci soit durable.
facile mais ne permet en général pas l'alimentation par tous de ce calendrier
on peut simplement faire une liste sur une page visible du site des prochaines dates de rencontres
on utilise ce système dans le réseau des coordinateurs de crie
on peut aussi mettre en place un agenda "partagé" si on utilise yeswiki
ceci permet à chacun de déposer une date dans l'agenda
inconvénient : on ne peut pas s'abonner à cet agenda pour le faire par exemple apparaître dans son agenda perso
Veiller aux équilibres des disponibilités en temps
Aborder la question des disponibilités en temps de chacun pour le projet permet de s'autoriser mutuellement à avancer à des rythmes différents.
Il devient alors possible de travailler en "sous commission". Ceci permettant d'avancer même quand tout le monde n'est pas disponible et évite de bloquer "les énergies". SEULE CONTRAINTE IMPORTANTE : rendre visible les productions des sous-commissions vers TOUS => job de l'animateur de s'en assurer
Pour partager ET collecter des docs
Sans communs, pas de collectif !
Il est donc essentiel de pouvoir organiser un espace de partage des documents et traces du collectif.
En fonction des besoins, cet espace pourra prendre des formes très diverses :
un simple pad (au début par exemple) pour garder les traces de nos réunions, des liens url intéressants...
avantages : gratuit et open, super simple à mettre en place
inconvénients : ok pour du texte et des liens : rien de plus (ni images, ni pdf, ni doc...)
via Yeswiki : un peu (beaucoup) conçu pour répondre à ces demandes de collectifs ;-)
Comme dans l'onglet nos communs, on peut organiser dans le wiki, à travers des formulaires, la récolter ET mise à disposition de documents
avantages : gratuit et open + permet la mise à disposition ET la possibilité pour chacun de déposer lui-aussi une ressource ! (sans login)
possède un outil de "curation" qui permet d'installer dans la barre d'outils de son navigateur un lien d'alimentation "automatique" voir SaisirRessources
inconvénients : potentiellement "ouvert à tous" (mais paramétrable) / pas de synchronisation en local
ATTENTION : vous êtes le seul à pouvoir gérer cet outil dans le collectif ?
=> vous êtes le maillon faible ;-)
il faut rapidement penser à faire monter l'un ou l'autre complice en compétence sur ce point !
Pour échanger des infos
La circulation des infos, de la parole, tel un fluide vital, est un enjeu central pour le collectif et pas seulement un moyen pour atteindre des objectifs d'action.
La circulation de la parole dans le groupe est à l'image de celle du sang qui vitalise le corps humain. Prenons-en soin.
Partager et suivre les tâches dans un collectif via un outil unique et partagé par tous est presqu'une gageure. Le meilleur outil de suivi / relance / vision globale connu à ce jour reste l'animateur ;-)
Les outils dédiés, très pratiques, se révèlent aussi souvent trop "compliqués" ou complexes pour la diversité du collectif.
une liste ouverte via https://dynalist.io (avec gestion #hashtag et @mention) super pratique
Pour capter ce qui se dit sur nous ou sur un sujet particulier
Ne pas réinventer la roue (on n'a plus le temps ;-), ne pas partir d'une page blanche, rester à jour sur le sujet qui nous intéresse, savoir ce qu'on dit du collectif...
En gros comment mettre en place un système de "veille" sur les sujets qui nous occupent.
il existe la veille de terrain, celle menée par chacun qui laisse traîner ses yeux et ses oreilles. Toutefois, celle-ci n'existe QUE si on instaure un moment de mise en commun des trouvailles. Ceci peut-être ritulalisé lors des rencontres avec un temps d'échanges ou un tableau de post-it (papier ou numérique) où recueillir les apports de chacun.
il existe aussi des outils de veille numérique comme
ils vous permettent de suivre ce qui se dit sur le web autour de mots que vous choisissez.
il peut s'agir de votre nom, de celui du collectif, du sujet du collectif...
Quelque soit le sujet de la veille, l'enjeu sera de partager le contenu de celle-ci avec le reste du collectif
=> Des outils plus performants (lecteur de flux RSS) existent pour suivre des flux de données. (à découvrir plus tard)
Pour faire réunion à distance rapidement
Organiser une réunion à distance
Mettre en place "vite fait" un espace pour permettre au collectif (ou une partie du) de se réunir "à distance" pour échanger de vive voix ou par vidéoconférence est une compétence à travailler pour l'animateur.
Les outils sont nombreux aujourd'hui et beaucoup sont gratuits, que ce soit pour une conférence téléphonique ou pour une vidéoconférence.
Pour les vidéoconférences, un petit peu de savoir-faire méthodologique sera nécessaire pour eviter que celle-ci ne tourne "au drame" (voir ci-contre)