Faire circuler l'information : un enjeu vital
La circulation des infos, de la parole, tel un fluide vital, est un enjeu central pour le collectif et pas seulement un moyen pour atteindre des objectifs d'action.
La circulation de la parole dans le groupe est à l'image de celle du sang qui vitalise le corps humain. Prenons-en soin
La circulation de la parole dans le groupe est à l'image de celle du sang qui vitalise le corps humain. Prenons-en soin
Les risques de zones mal informées
S'écouter n'est pas simple... et de nombreuses réunions avancent peu, faute d'interruptions permanentes ou de confiscation de la parole.Certains peinent à pouvoir se taire, d'autres à oser parler (croyant n'avoir rien d'intéressant à apporter ou en signe de désaccord ou de colère).
Quelles que soient les explications de ces comportements, leur impact sur le groupe est réel.
Apprendre à partager la parole est vital dans un collectif.
De même, lorsque les conditions (techniques ou d'animation) conduisent, de manière fortuite ou volontaire, à une disponibilité différente de l'information selon les membres du collectif, il peut vite naître un sentiment de frustration et de démotivation. Sentir qu'on ne dispose pas de toutes les infos, c'est se sentir "de seconde zone" et c'est souvent démotivant. L'accès à l'information est une condition essentielle à la participation.
En plus, le manque d'information rend souvent inefficace. De même, il se pourrait bien qu'une information non accessible soit "inutile" ;-)
Ceci étant, et même si l'animateur doit veiller à ce que l'information circule le mieux possible dans le collectif (ou soit accessible à tous à minima), il est parfois tout aussi démotivant d'être noyé par trop d'information (infobésité) ou de savoir que l'info est quelque part mais sans savoir où...
Le vocabulaire est aussi parfois source de souci dans les grands collectifs.
=> La circulation des infos, de la parole est un enjeu central pour le collectif et donc un rôle important de l'animateur
Il existe un équilibre subtil que l'animateur peut essayer d'atteindre
Entre holoptisme
C’est une façon de rendre visible les échanges : leur nature, leur volume, qui donne, qui reçoit… Il permet de voir où se trouve les ressources. De fait il permet à chacun d’avoir une vision de soi et du Tout. Ainsi chacun peut adapter son comportement en fonction des autres.
et panoptisme
Le panoptisme se caractérise par la mise en œuvre de solutions (technique, juridique, procédure, …) ayant pour objectif de cacher des informations, des points de vue à certaines personnes et donc de permettre à d’autres d’y avoir accès. En général, le panoptisme est associé à des structures pyramidales.Bon alors on fait comment ? 1 : En présence, on partage
on essaie de partager au mieux la parole en présence
Se partager la parole en présence
En tant qu'animateur de collectif
A titre personnel (et comme une invitation indirecte, une contamination à venir)
Ralentir ma parole- Ralentir la conversation peut être un cadeau pour tous
- Prendre le temps d’une longue respiration avant de parler permet d’aller chercher des mots et des réponses que le pilote automatique (les lieux communs, les comportements imposés par la politesse ou la morale) n’offre jamais. Respirer désactive ces mécanismes et permet de lâcher prise sur le besoin pressant de contrôler la conversation. Ce faisant, on s’offre du temps et on s’ouvre à ce que l’autre vient de dire, même si on se sent en désaccord.
- Dans des groupes où chacun s’interrompt et se répond sans laisser de répit, les humains se jettent sur le temps comme des prédateurs — le plus fort, le plus agile, le plus rapide, le plus malin obtient la plus belle part. En tant qu'animateur, lorsqu’une personne m’interrompt, je peux m’arrêter et la laisse parler. Elle n’a "plus envie" de m’écouter, alors pourquoi forcer ? Je rends ma parole et mon écoute disponibles. Je parlerai ensuite ;-)
Au bénéfice du collectif
Il existe de nombreuses possibilités pour se partager la parole, le tout est que la règle, comme n’importe quelle règle, soit définie avant qu’on ait besoin d’y recourir…
On jugera selon le contexte, le groupe, les objectifs s'il est opportun d'instaurer une règle ou de laisser la parole "libre"
On jugera selon le contexte, le groupe, les objectifs s'il est opportun d'instaurer une règle ou de laisser la parole "libre"
Durée maximum de prise de parole.
- Soit définitive : à 3 minutes, c’est fini.
- Soit, à 3 minutes, la personne en charge du temps fait un signe aux participant-e-s, qui peuvent soit accepter que la personne continue de parler, soit la faire arrêter en se manifestant par un signe ou un bruit convenu par avance.
Nombre maximum de prises de paroles par personne
cela peut se matérialiser par des tickets de parole.Règle de non-réaction pendant une prise de parole
un bâton de parole peut matérialiser le fait que seule la personne qui a le bâton en main peut parler.Laisser les gens aller jusqu’au bout de leur propos
dire « je prends » quand on prend la parole, et dire « je laisse » quand on a terminé. Tant que la personne n’a pas dit « je laisse », on ne peut pas l’interrompre.Liste d’inscrit-e-s pour les tours de parole : désigner un-e responsable.
Cette personne est en charge d'établir une liste des demandes de prise de parole.Double liste
- priorité aux personnes qui n’ont pas encore pris la parole (si une personne n’ayant pas encore pris la parole la demande après une personne l’ayant déjà prise, on lui donne la parole avant celle-ci : ceux qui ont déjà pris la parole ne parleront à nouveau que si personne n’ayant encore jamais parlé ne demande la parole).
- priorité aux personnes qui n’ont pas encore pris la parole + à celle que l’on définit comme ayant plus de freins pour prendre la parole (les femmes, les personnes maîtrisant mal le français, les personnes qui viennent pour la première fois…).
on utilise la technique du cercle samoan (entre autres)
Le cercle de parole / Fishbowl
La démarche du cercle exentrique, aussi appelé "Fish Bowl" (bocal à poisson) est une manière de se partager la parole de manière plus "équitable". Le processus permet à chacun d'intervenir dans la discussion et d'en orienter le contenu sans acquérir pour autant "plus de pouvoir" qu'un autre participant.
Cette technique peut être utilisée dans plusieurs contextes tels que des ateliers, conférences, réunions organisationnelles et assemblées publiques.
La technique du cercle excentrique (Fishbowl) implique un petit groupe de personnes (en général entre 5 et 8), assises en cercle, qui discutent devant un groupe plus grand d'auditeurs.
Cette technique peut être utilisée dans plusieurs contextes tels que des ateliers, conférences, réunions organisationnelles et assemblées publiques.
La technique du cercle excentrique (Fishbowl) implique un petit groupe de personnes (en général entre 5 et 8), assises en cercle, qui discutent devant un groupe plus grand d'auditeurs.
En un dessin
É quoi ça sert ?
- Favoriser et se partager l'écoute dans un groupe
- Impliquer un grand groupe dans la discussion d'un petit groupe
- Assoir une ambiance "tourner la langue trois fois dans sa bouche avant de prendre la parole"
- "Casser" le statut de l'expert en le plaçant au "même niveau" que les participants
- Lorsque les personnes qui se trouvent au centre de la discussion sont des fonctionnaires ou des décideurs, cette technique peut apporter la transparence et accroître la confiance.
Informations pratiques
- Nombre de participants pour le cercle central, de 3 à 8 participants. A l'extérieur du cercle central: non défini.
- Durée préparation peut être très rapide (dépend du local)
- Durée évènement prévoir minimum une heure (on peut quand même faire un peu moins)
- Coût faible si matériel déjà à disposition (un micro ça peut aider en fonction de la taille du groupe et de la salle)
- Une fois les règles bien expliquées, l'animateur joue un rôle plus discret d'observateur
- Il y a un côté facilitant lorsque la question débattue est indiquée en grand dans la salle
Comment ça s'organise
- Préparez les deux cercles concentriques en fonction du nombre de personnes attendues et placez dans la salle la question qui sera débattue "en grand".
- Invitez X personnes à s'installer dans le cercle du centre en laissant une chaise vide. (nbr de chaises = X + 1) Elles auront comme tâche d'être les premières à discuter de la question qui leur sera lancée
- identifiez les personnes à l'avance pour le premier tour et parlez un peu du sujet avec elle avant si possible OU
- laissez les personnes s'installer dans le cercle librement.
- Si un expert est prévu, placez-le dans le cercle intérieur dès le début et définissez avec lui s'il restera au centre ou s'il le quittera lui aussi à un moment de la discussion.
- Expliquez au groupe les consignes à suivre
- Une première question sera lancée au groupe du centre afin de démarrer une discussion entre eux.
- Les personnes qui souhaitent se joindre à la discussion devront se lever et aller s'asseoir sur la chaise vide et participer à l'échange.
- En contrepartie, une des personnes assises au centre devra se lever et aller s'asseoir sur une chaise disponible dans le cercle extérieur.
- Les personnes extérieures sont également invitées à noter leurs observations sur la grille de notes qui leur a été fournie.
- Démarrez la discussion en posant la question
- Invitez les gens au centre à y répondre comme s'ils discutaient. Il ne faut pas que ceux-ci y répondent à tour de rôle, mais plutôt dans le cadre d'une discussion, d'un échange.
- Soyez le plus discret possible et intervenez seulement pour recadrer les échanges si on s'éloigne trop du sujet de discussion. (à discuter !)
- Après le temps imparti, arrêtez la discussion.
- Synthèse et bonification : retour en grand groupe
- Invitez les gens à s'exprimer sur ce qu'ils ont noté et-ou ressenti (prise de conscience du "faire différemment").
- Notez le tout sur le papier-affiche. La synthèse vient faire ressortir les éléments essentiels et permet une certaine convergence.
Les risques
- Peu ou pas de discussion au départ dans le cercle intérieur
- il faut bien choisir sa question et en discuter en 3 mots avec les personnes choisies pour démarrer
- Monopolisation de la parole dans le cercle intérieur OU un personne au centre ne quitte jamais le centre
- En tant que facilitateur, rentrez dans le cercle intérieur pour forcer la sortie d'une personne (jouez du regard pour inviter la personne qui "devrait" sortir
Réflexion
- chaque personne a le pouvoir de modifier le cours de la discussion en venant prendre une place au centre (recentrer sur la question, intervenir dans un monologue...). Ceci renvoie la responsabilité de la discussion et de son intérêt au groupe présent et plus seulement sur les épaules de l'animateur. ( ce qui n'est parfois pas évident)
Variantes
- on peut faire un fishbowl
- ouvert : chacun peut venir dans le cercle intérieur quand il le souhaite (flux) / il y a toujours une chaise vide
- fermé : tout les X min c'est l'entiereté du cercle intérieur qui se renouvelle (bloc) / toutes les chaises sont occupées
- On peut aussi avoir seulement deux chaises dans le groupe central. Quand quelqu'un dans le public veut se joindre à la conversation à deux voies, il vient vers l'avant et appuie sur l'épaule de la personne qu'il veut remplacer, à un moment où elle ne parle pas. L'orateur désigné doit alors revenir au cercle extérieur, étant remplacé par la nouvelle personne.
Fiches méthodologiques :
2 : A distance ensuite, on utilise les outils existants pour fluidifier les échanges
La liste de discussion
Communiquer et échanger de manière horizontale est essentielle dans un réseau. La liste de discussion permet cette communication.Définition : Une liste de discussion est une utilisation spécifique du courrier électronique qui permet le publipostage d'informations aux utilisateurs qui y sont inscrits.
Ne pas confondre liste de discussion et liste de diffusion
Dans la liste de diffusion, le responsable communique vers les membres. C’est une communication à sens unique et sans possibilités d’échanges entre les membres. On parlera plus classiquement de newsletter.
Je file découvrir les détails sur la liste de discussionDans la liste de diffusion, le responsable communique vers les membres. C’est une communication à sens unique et sans possibilités d’échanges entre les membres. On parlera plus classiquement de newsletter.
Framateam
Framateam est un service de tchat libre qui permet de communiquer avec son équipe en notifiant ses collègues, de conserver ses conversations et d'y faire des recherches. Le service repose sur le logiciel libre Mattermost.
Ce n'est pas l'outil "le plus simple" mais il permet des échanges plus construits et des possibilités plus riches qu'une liste de discussion. Il est plutôt réservé aux collectifs mûrs ou de personnes numérico-partantes"
Ce n'est pas l'outil "le plus simple" mais il permet des échanges plus construits et des possibilités plus riches qu'une liste de discussion. Il est plutôt réservé aux collectifs mûrs ou de personnes numérico-partantes"
Je file découvrir les détails sur framateam
Des outils à gérer, à animer
Sans gestion-animation, ces outils peuvent rapidement devenir contre productifs !Rien de plus frustrant en effet que d'être noyé sous de l'information inutile ou non ciblée.
L'infobésité est déjà compliquée à gérer à titre personnel (ce qui est intéressant <> ce qui m'intéresse), il est donc nécessaire :
- que ces outils soient animés
- que chacun soit outillé pour pouvoir gérer "au mieux" ce flux d'information
En tant qu'animateur de projet
- j'anime et je gère les échanges sur la liste de discussion ou dans le framateam afin que ceux-ci restent en phase avec le cœur du projet.
- je peux aussi informer et former d'autres membres à la gestion des échanges (modération des échanges sur le liste de discussion, type de messages à envoyer en cas de dérapage...) => voir ListeDiscussion
- je mets à disposition et forme les membres du groupe sur les méthodes et outils qui permettent de se faciliter la vie dans la gestion du flux
- Tri automatique des mails (via les règles, dossiers intelligents) => voir ici
- Passage en mode "digest" plutôt que réception en continu
- Mise en pause de la liste
- Paramétrage des notifications dans framateam => https://docs.framasoft.org/fr/mattermost/index.html
Des informations à extraire du flux
Les informations "de flux" sont intéressantes mais rapidement inaccessibles (et ce d'autant plus que le temps passe).Il faut pouvoir extraire du flux les informations de contenus qui doivent rester accessibles et les trier pour les stocker "ailleurs".
En tant qu'animateur de projet
- je peux capter les informations de contenus intéressantes et les mettre à disposition de tous dans un espace hors flux (type wiki) si possible en les ayant catégorisées (pour une recherche plus aisée) => exemple sur RessourceS ou sur DocS (on passe d'un classement par le temps à un classement par catégorie)
- faire monter en compétence des membres du collectif pour le faire rapidement à plusieurs
- revenir vers le collectif à travers l'outil de discussion à intervalle régulier pour préciser ce qui a été extrait et qui est maintenant disponible pour tous
- mettre en place une "gare centrale" via laquelle, chacun peut retrouver les infos importantes (PV, décision, outils, charte, ressources partagées...)