Des outils, des méthodes !
Maintenir la dynamique, en général, de la communication suffit mais quand il s'agit de produire...
Pas le choix, il faut s'équiper un minimum :
En outils et en méthodes.
Comment maintenir un niveau de connaissance le plus horizontal possible ?
en tant qu'animateur
- je veille sur les groupes qui travaillent ou échangent et je renvoie vers tous leurs productions
- je partage les infos régulièrement sur les outils de comm' du collectif
- je renvoie toujours vers la gare centrale
- j'anime et modère l'outil de comm (pour éviter qu'il ne soit pollué et "fui")
Comment maintenir le pilotage des tâches ouvertes ?
en tant qu'animateur
- je veille à rendre visible les tâches ouvertes
- trello (efficace mais demande adhésion de trello pas "tous")
- simple liste dans un pad ou wiki (plus simple)
- je maintiens à jour le tableau des tâches
- je retourne vers les porteurs de temps en temps
- tenir à jour les moyens de comm préférés des porteurs
Comment maintenir la capacité de travailler / co produire ?
en tant qu'animateur
- j'organise des espaces de travail simple (via gare centrale)
- je crée tuto pour expliquer fonctionnement ou création
- je veille à ce que les groupes ne soient pas trop grands
- L' organisation en sous-groupes est vitale, pour pouvoir avancer. Pour rappel, un sous-groupe peut être constitué de 1 personne !
- je veille à ce que on puisse travailler en synchrone ou asynchrone selon les envies des gens
- je mets en place les outils nécessaires
- pour travail synchrone aussi
- vidéo / audio conf
- pour travail synchrone aussi
- pour l'asynchrone
- pad, tableau blanc, tableau de post-it...
Comment maintenir la convivialité, créer l'envie de se revoir vite, en présence ?
en tant qu'animateur
- j'informe le groupe, je crée l'ambiance via un message régulier type "newsletter" contenant par exemple
- ce qui s'est passé
- ce qui va se passer
- mise en avant d'un membre ou d'une ressource ou ...
- je donne la date de rencontre à venir
- je peux installé un décompte, y compris dans le mail : https://countingdownto.com/email-countdowns/new
- j'installe la possibilité de se projeter dans la rencontre à venir
- un OJ ouvert
- un appel à "co animation"
- j'organise en virtuel un espace machine à café
- soit en visuel, tout petit moment récurrent et synchrone par vidéoconf : juste pour se dire bonjour et garder un contact "visuel"
- soit en écrit / framateam et autres : tout et rien mais qui fait qu'on est bien "un groupe"
Comment maintenir une vision collective ?
en tant qu'animateur
- j'installe une ligne du temps : pour les nouveaux et aussi les anciens
- j'installe un doc "lisez-moi d'abord !" : le doc d'accueil / ça marche comment ici
Comment animer une rencontre à distance ?
- tenir compte de la taille du groupe
- plus encore qu'en présence >10 très très chaud sauf si juste de la comm verticaleet du recueil d'avis "structuré"
- sinon, il faut faire des sous groupes : idéal vers 4-5
- mettre en place les outils
- vidéoconf : VideoConf
- espace de partage / construction => le pad est un incontournable
- espace de chat / soit via l'espace de videoconférence, soit framateam ou autre
- quelle durée pour la réunion à distance ?
- par tranche d'une h max pouvant être entrecoupées de travail en solo et de temps plus collectif
- Penser aux prérequis techniques
- tester avec les gens AVANT par deux
- faire des tuto
- bien choisir son outil et accepter les limites
- ne pas se laisser dicter l'outil par le geek du groupe
- prévoir un plan bis audio si ça foire vraiment
- quelle animation mettre en place ?
- installer un brise glace virtuel
- on en a testé
- tableau blanc à colorier avec humeur du jour
- chiffres et les lettres
- météo "classique" / objet du jour ou ...
- il en existe d'autres
- installer un brise glace virtuel
- piloter et partager la parole
- prévoir uen grande attention de l'animateur
- bien poser un cadre (couper micro et autre)
- demander la parole => convenir de gestes
- préciser la douceur des paroles (on est plus sec à distance)
- prévoir la prise de notes collectives
- prévoir un pad ou équivalent
- le structurer et voir si on peut s'attribuer des rôles : registre décision, agenda et tâches en haut du pad et on laisse le vrac en dessous
- prévoir indulgence et humour => ça aide
- travailler (ou ne pas négliger) les rituels
- ce que ça nous a fait ou pas, ce travail à distance ?
- en fin de partie pour monter en conscience et améliorer nos pratiques
- pour aider à leur diffusion "en dehors"
- ce que ça nous a fait ou pas, ce travail à distance ?
- prévoir les prochains petits pas
- bien ficeler qui fait quoi
- éventuellement fixer la prochaine rencontre
- qui met au propre sur la gare centrale
- qui diffuse le contenu de tout ça et vers qui
- ...